Kerkorde

De colleges voor de visitatie hebben tot taak te bemiddelen in geval van moeilijkheden in een gemeente. In het bijzonder als de moeilijkheden zich voordoen in en tussen ambtelijke vergaderingen (dus bijvoorbeeld moeilijkheden in een kerkenraad). Het bemiddelen doet een college voor de visitatie door het voeren van overleg, het geven van gevraagd en ongevraagd advies en het aanbevelen van mediation. De visitatie is geregeld in ordinantie 10, artikelen 2 tot en met 5.

Het gaat bij de visitatie om het geestelijk leven van de gemeente, de roeping van de gemeente en de vervulling van ambten en diensten in een gemeente. Financiële kwesties over de begroting en de jaarrekening behoren in principe niet bij visitatie, maar bij het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. Overigens staat een geschil niet op zichzelf en kunnen ook financiële kwesties aanleiding geven voor visitatie.   

De colleges voor visitatie kunnen, na overleg met de classispredikant, naar aanleiding van feiten en omstandigheden tot visitatie overgaan (ord. 10-5-2). Die ‘feiten en omstandigheden’ kunnen van alles zijn: een vraag van de classispredikant na zijn/haar bezoek aan de gemeente,  een verzoek van de kerkenraad ,maar ook een bericht in de krant. Soms is visitatie betrokken omdat de kerkordelijke procedure dat voorschrijft (bijvoorbeeld de losmaking van een predikant wegen spanningen zoals in ord. 3-20, maar ook in het protocol SMPR, Seksueel Misbruik in een Pastorale Relatie heeft visitatie een rol). 

Het college van visitatie heeft naast de bemiddeling bij moeilijkheden ook een taak in de ontmoeting tussen gemeenten (ord.4-14-1). 

Wilt u meer lezen over de visitatie en de rol van de classispredikant? Lees dan het verdiepingsartikel: Visite of visitatie: wat doet de classispredikant?

Visite of visitatie: wat doet de classispredikant?

7 okt 2019

Ja, als iemand genoemd wordt in het visitatieverslag (bij naam of door middel van andere gegevens) heeft iemand in principe recht op inzage in het visitatieverslag door middel van een afschrift. Dit is geen kerkordelijke regel, maar een regel uit de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Beperken van de inzage

Als rechten van anderen worden geschaad door het geven van een afschrift van het verslag aan een betrokkene, mag het inzagerecht worden beperkt. Bijvoorbeeld omdat er ook andere persoonsgegevens in de stukken staan.

Het doel van het inzagerecht is dat iemand kan weten welke informatie er over hem/haar bij een bepaalde instantie bekend is. Het is niet bedoeld om inzage te krijgen in het (verdere) verslag. Men zou dus het inzagerecht kunnen beperken door gedeelten van het visitatieverslag onleesbaar te maken of door een zakelijke weergave van de in het stuk voorkomende passages betreffende de persoon in kwestie. In het uiterste geval kan inzage helemaal worden afgewezen op grond van de rechten van anderen.

Wilt u inzage? Dan kunt u de kerkenraad of het college van visitatie hierom vragen.

Vraagt iemand om inzage? Dan kunt u aan de hand van bovenstaande informatie handelen. Als u nog vragen heeft kunt u contact opnemen met de dienstenorganisatie.

Nee, de visitatie kan zelf besluiten of zij de gemeenteleden wil horen (ord. 10-5-7).

Nee, de visitatoren leveren hun visitatieverslag in bij het college voor de visitatie. Dit college deelt het verslag met de betrokken kerkenraad (ord. 10-5-10).

De kerkenraad kan vervolgens besluiten dat de gemeente ook op de hoogte moet zijn van de inhoud van het visitatieverslag. 

Gaat de kerkenraad de bevindingen van het college delen met de gemeente en hoe?
Soms betreft de visitatie alleen de kerkenraad inclusief predikant en weet de gemeente er niet van, vaker betreft zij de gehele gemeente. In het laatste geval is in principe informatie aan de gemeente geboden, in het eerste geval kan de kerkenraad besluiten dit niet te doen.

Delen met de gemeente kan in de vorm van een samenvatting of een mondelinge toelichting. Verstrekken van het gehele rapport is meestal niet wijs en is ook niet verplicht. Het visitatierapport is geen openbaar stuk. Het dient zeker niet buiten de kring van de gemeente te worden verspreid (dus ook geen plaatsing op de openbare website of in het kerkblad als de ook bij de bibliotheek ligt). Steeds moet de kerkenraad rekening houden met de privacy van alle betrokkenen. 

Lees over het visitatieverslag en privacy meer in de vraag:

Hoe zit het met het visitatieverslag en privacy?

In het visitatieverslag komen persoonsgegevens voor. Soms in de vorm van namen, maar soms ook doordat de gegevens in het verslag te herleiden zijn tot bepaalde personen (bv. de organist van de gemeente). In de kerk is de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing als het gaat om privacy. Hoe verhoudt de AVG zich met het visitatieverslag?

De visitatie staat beschreven in de kerkorde. Het behoort tot het normaal functioneren van de kerk (het toezien op de gemeenten). Het visitatieverslag wordt dan ook (in termen van de AVG) gemaakt in het kader van gerechtvaardigde activiteiten (art. 9 AVG) op basis van gerechtvaardigd belang (art. 6-1-f AVG). 

Omdat er gebruik wordt gemaakt van de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ moet bij het opstellen en het verspreiden van het visitatieverslag een belangenafweging plaatsvinden tussen het belang van de betrokken personen en het belang van de kerk bij de visitatie. Vaak zal het noemen van persoonsgegeven nodig zijn voor een goed werkende visitatie. Waar mogelijk zullen de visitatoren het noemen van namen of andere persoonsgegevens beperken.

Het visitatieverslag mag niet zonder toestemming van de betrokkenen ‘buiten de instantie’ van de kerk worden gebracht. Een visitatieverslag waar persoonsgegevens (gegevens herleidbaar tot een persoon) in staan mag niet zonder toestemming (openbaar) op de website van een gemeente worden geplaatst of in een kerkblad/uitgave die ook aan niet tot de gemeente behorende leden wordt verstrekt (bv. als de kerkbode ook in de bibliotheek ligt).

Als iemand genoemd wordt in het visitatieverslag (bij naam of door middel van andere gegevens) heeft iemand in principe recht op inzage in het visitatieverslag door middel van een afschrift. Dit is geen kerkordelijke regel, maar een regel uit de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

U kunt hier meer over lezen in de vraag:

Heeft iemand recht op inzage in het visitatieverslag?