Communicatie

Voor het publiceren van tekst en muziek op een website, in beeld en geluid (openbaar maken en/of verveelvoudigen) is altijd toestemming nodig van auteursrechthebbenden (zie vraag 'Hoe kan ik een licentie verkrijgen?').

Voor het overnemen op papier c.q. kopiëren van tekst en muziek is altijd toestemming nodig van auteursrechthebbenden (zie vraag Hoe kan ik een licentie verkrijgen?). Denk hierbij aan de papieren orde van dienst, het kerkblad, teksten op geboortekaartjes, websites, rouwbrieven en bladmuziek voor organisten, pianisten, koren en cantorijen.

In een gemeente is het delen met elkaar en het omzien naar elkaar een belangrijke pijler in de gemeenschap. Vaak worden daarom (in kerkdiensten en kerkbladen) mededelingen gedaan over het wel en wee van gemeenteleden: jubilea, geboorten en ziekten worden vermeld met het oog om er voor elkaar te zijn, elkaar op te dragen in gebed en met elkaar mee te leven. Gegevens rondom ziekte zijn bijzondere persoonsgegevens die extra worden beschermd. Ook in de media is rondom dit punt veel aandacht.

Kerken en gemeenten mogen nog steeds de gemeenschap vormen die naar elkaar omziet en met elkaar meeleeft. Dat zijn immers ‘gerechtvaardigde activiteiten’ van een kerk. Ook in zaken rondom ziekte. Daar moet wel zorgvuldig mee worden omgegaan. Allereerst vanuit een eigen kerkelijke verantwoordelijkheid: hoe staat de persoon van wie u de gegevens deelt erin en hoe geeft u vorm aan de plaatselijke gemeenschap en het omzien naar elkaar? Maar ook vanuit de privacy-wetgeving: natuurlijk mag er in een kerk nog steeds voor elkaar worden gebeden (dat zijn immers de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk), maar het is goed rekenschap te geven van de privacy-belangen van iemand die ziek is. Als u uw kerkdienst niet uitzendt op internet blijft het gebed binnen uw gemeente; zet u echter uw kerkdienst online dan kan iedereen terugluisteren wie er ziek is. In het laatste geval doet een gemeente er goed aan bijvoorbeeld alleen voornamen te noemen of het geluid van de internetopname even op stil te zetten. Hetzelfde is van toepassing bij een kerkblad: als deze enkel naar gemeenteleden gaat kunt u zich beroepen op de gerechtvaardigde activiteiten van uw gemeente, maar als iedereen op internet het kerkblad kan downloaden kunt u overwegen om toestemming te vragen.

Als er mensen op de foto staan die herkend kunnen worden, moet u toestemming vragen. Die toestemming moet u uitdrukkelijk vragen en iemand moet vrij zijn om nee te zeggen. Let op: vragen of u foto’s mag maken is iets anders dan het vragen of u ze op de website mag zetten. U zult dus (zeker als het gaat om foto’s die niet afgeschermd staan) selectief moeten zijn in welke foto’s u plaatst. Vraag aan de mensen die herkenbaar op de foto staan schriftelijke toestemming. Dat is zeker het geval als het om kinderen gaat. Als u het verzoek krijgt om een foto te verwijderen, dan moet u daaraan meewerken. U mag zonder toestemming foto’s publiceren waar mensen niet herkenbaar op staan, bijvoorbeeld als alleen ruggen van mensen te zien zijn of mensen ‘wegvallen’ in een groep van mensen.

In het kerkblad staat naast openbare stukken over de kerkdiensten en andere activiteiten van de kerk, vaak ook erg persoonlijke informatie over gemeenteleden. Dat kan een verjaardagslijstje met adressen (voor het verzenden van een verjaardagskaartje) of een lijstje met zieken in de gemeente zijn. Zorg ervoor dat dergelijke informatie alleen beschikbaar is voor leden van de gemeente. Zet uw kerkblad dus niet op een website als er dergelijke informatie in voorkomt, maar selecteer de geschikte kopij die op de website kan worden geplaatst. Let er ook op dat bijvoorbeeld lokale journalisten geabonneerd kunnen zijn op het kerkblad: denk na of deze groep ook echt toegang moet kunnen krijgen tot alle informatie in het kerkblad.