Een beleidsplan geeft richting aan het leven en werken van de gemeente voor de komende vier jaar. Deze pagina helpt kerkenraden op weg: waarom een beleidsplan zinvol is, wie in de commissie kunnen zitten en hoe het plan in zes stappen tot stand komt, van procesontwerp tot evaluatie. Onderaan staat een voorbeeldstructuur.
De kerkenraad stelt het beleidsplan telkens voor vier jaar vast, na overleg met het college van kerkrentmeesters, het college van diakenen en de andere organen van de gemeente die erbij betrokken zijn (ord. 4-8-6). Ook gemeenteleden krijgen de gelegenheid hun mening te geven (ord. 4-8-9).
Op deze pagina
- Een beleidsplan voor de kerk: visie, planning en actie
- Waarom een beleidsplan
- Commissie voor samenstellen beleidsplan
- Stap 1 - Ontwerp het proces
- Stap 2 - Analyseer de huidige situatie
- Stap 3 - Formuleer de visie
- Stap 4 - Beschrijf de beleidsvoornemens
- Stap 5 - Hoor de gemeente en stel het plan vast
- Stap 6 - Concretiseer in jaarplannen
- Stap 7 - Evalueer op het juiste moment
- Voorbeeldstructuur van een beleidsplan
Een beleidsplan voor de kerk: visie, planning en actie
Het opstellen van een beleidsplan is een belangrijke taak voor de kerkenraad. Dit plan biedt richting en helderheid voor de toekomst van de gemeente en vertaalt de visie van de kerk naar concrete acties. Een goed beleidsplan zorgt ervoor dat de kerkenraad en gemeenteleden zich bewust zijn van hun roeping. Het helpt hen om met elkaar te werken aan het vervullen van die roeping en kerk te zijn in een steeds veranderende samenleving.
Daarnaast kan het goed zijn om een eigen beleidsplan losse onderwerpen, zoals bijvoorbeeld een beleidsplan diaconie, een beleidsplan jeugdwerk, een beleidsplan veilige kerk of vrijwillgersbeleid.
Waarom een beleidsplan
Volgens de kerkorde moet elke gemeente zich bewust zijn van haar roeping en verantwoordelijkheid als deel van het Lichaam van Christus. Dit betekent dat er duidelijke doelen en visies moeten zijn over hoe de gemeente invulling geeft aan haar taak in de samenleving en binnen de geloofsgemeenschap. Een beleidsplan is dus meer dan een administratief document; het is een levend plan dat richting geeft aan de kerkelijke activiteiten. Het maakt duidelijk waarom de gemeente bestaat en hoe zij haar visie in de praktijk wil brengen.
Betrokkenheid
Het proces van het maken van een beleidsplan biedt de mogelijkheid voor de hele gemeente om mee te denken. Dit vergroot de betrokkenheid van gemeenteleden en versterkt de samenwerking tussen taak- en ambtsdragers. Samen werken aan een gezamenlijke visie bevordert de saamhorigheid. Het beleidsplan fungeert tevens als het kader voor de begroting en andere praktische uitvoeringen door de kerkenraad en de diverse commissies, zoals die van diakenen en kerkrentmeesters.
Een beleidsplan is de verantwoordelijkheid van de hele gemeente, niet alleen van de kerkenraad of de commissie die het plan opstelt. Het is belangrijk om de gemeente regelmatig op de hoogte te houden van de voortgang, bijvoorbeeld via gemeenteavonden of nieuwsbrieven. Openheid over het proces versterkt de betrokkenheid en voorkomt dat mensen zich buitengesloten voelen.
Continuïteit
Taak- en ambtsdragers wisselen regelmatig, maar een beleidsplan zorgt voor continuïteit, zodat beleid niet afhankelijk is van één persoon. Het voorkomt dat waardevolle kennis en ervaring verloren gaan en maakt het makkelijker voor nieuwe ambtsdragers om de bestaande koers van de gemeente voort te zetten.
Van visie naar actie
Een beleidsplan draait om de visie: wat wil de gemeente bereiken in de komende jaren? Het plan beschrijft hoe deze visie kan worden gerealiseerd, met concrete doelen en acties. Het is een document dat niet alleen een routekaart biedt, maar ook een instrument voor evaluatie en herbezinning. Het beleidsplan zorgt ervoor dat de gemeente haar doelen gericht nastreeft en dat de koers kan worden bijgesteld wanneer dat nodig is.
De voordelen van een beleidsplan
Hoewel het opstellen van een beleidsplan tijd kost, biedt het veel voordelen:
- Helderheid en samenhang: het zorgt ervoor dat de inspanningen van de kerkenraad en gemeenteleden gecoördineerd zijn.
- Doelgerichtheid: het maakt het werk van iedereen in de gemeente gerichter en efficiënter.
- Herbezinning: het biedt de mogelijkheid om opnieuw na te denken over de roeping van de gemeente.
- Transparantie: het verhoogt de betrokkenheid van de gemeente door openheid in het beleid.
Aandachtspunten
- Visie en verlangen eerst: Zorg ervoor dat er voldoende aandacht is voor de visie en verlangen van de gemeente voordat je het beleid opstelt.
- Wees open voor bezwaar: Het is belangrijk om feedback serieus te nemen en het proces waar nodig bij te stellen.
- Gedeelde verantwoordelijkheid: Het beleidsplan moet gedragen worden door de hele kerkenraad. Zorg ervoor dat iedereen zich betrokken voelt.
Commissie voor samenstellen beleidsplan
Denk bij de keuze van een commissie met kerkenraadsleden en enkele jongere en oudere gemeenteleden aan:
- mensen die er affiniteit mee hebben
- zowel denkers als doeners
- een evenwichtige afspiegeling van de gemeente
- een goede voorzitter
- de balans tussen een bedrijfsmatige aanpak en een proces waarbij de geloofsdimensie een rol speelt.
Begeleiding van buitenaf is aan te raden: een neutrale begeleider kan de inbreng en/of belangen van een ieder waarderen. Bekijk hier het overzicht met mogelijke begeleiders.
Stappenplan visie en beleid ontwikkelen
Stap 1 - Ontwerp het proces
Visie en beleid ontwikkelen kun je op allerlei manieren vormgeven. Begin daarom met het maken van een procesontwerp. Belangrijke vragen die je daarbij moet beantwoorden zijn: Wie willen we op welke manier en op welk moment in het proces betrekken? Denk daarbij niet alleen aan de kerkenraad, colleges en taakgroepen, maar ook aan de bredere gemeente.
Juist in dit soort processen geldt het spreekwoord: alleen ga je sneller, samen kom je verder. Hoe groter de betrokkenheid van de gemeente, hoe groter het eigenaarschap en de kans dat beleid ook werkelijkheid wordt.
Heldere en transparante communicatie is ook belangrijk in het vergroten van betrokkenheid. Andere vragen die bij een procesontwerp horen zijn: Wie neemt het voortouw en hoeveel tijd willen we nemen voor dit proces? En kunnen we het op eigen kracht of schakelen we hulp van buiten in?
Tips bij deze stap
- Legt de kerkenraad het voortouw bij een commissie, let dan op de samenstelling van de commissie.
- Organiseer gemeentebijeenkomsten, focusgroepsgesprekken, brainstormsessies en/of enquêtes om mensen bij het proces te betrekken. Bijvoorbeeld met deze werkvorm.
- Schakel een externe deskundige in om het proces te begeleiden.
Stap 2 - Analyseer de huidige situatie
Voordat je plannen maakt voor de toekomst, kijk je eerst grondig naar het heden. Hoe gaat het nu met de gemeente en welke vraagstukken spelen daar?
Je kunt daarbij gebruikmaken van instrumenten als 'Kerk in kaart' en 'Nieuw Kerkelijk Peil'. Bij het maken van een analyse kijk je ook naar wat er in je omgeving en de bredere samenleving speelt.
Ook kijk je terug naar de voorbije beleidsperiode. Wat waren daarin de doelen en beleidsvoornemens? Zijn die gehaald? Waarom wel? Waarom niet? En wat leren we daarvan? Met een goede analyse verzamel je als het ware ingrediënten voor je visie en beleid.
Tips bij deze stap
- Download het analyse-instrument 'Kerk in kaart'.
- Doe het gemeente-onderzoek Nieuw Kerkelijk Peil.
Stap 3 - Formuleer de visie
Met het formuleren van de visie geef je antwoord op de vraag wat je als gemeente voor de komende jaren als je roeping ziet. Het bezig zijn met je visie is daarom ook een geestelijk proces. Daarin komt het aan op 'viervoudig luisteren'. Je luistert daarbij naar God vanuit vier invalshoeken: de Bijbel en gebed, de omgeving, de eigen groep en de bredere kerk.
Een visie geeft de ruimte en richting aan waarbinnen het beleid vorm krijgt. Een visie is tegelijkertijd het cement dat aan de bouwstenen van het beleid samenhang geeft. Een visie houdt het juiste midden tussen algemeenheid (iets wat voor iedere gemeente geldt) en concreetheid (een specifiek beleidsvoornemen). Vaak zal het formuleren van je visie neerkomen op het herijken van de visie van de voorbije beleidsperiode. Is die nog steeds relevant of moet die bijgesteld worden?
Tips bij deze stap
- Maak gebruik van de materialen van de modules Viervoudig luisteren.
Stap 4 - Beschrijf de beleidsvoornemens
In een beleidsplan komen de verschillende aspecten van gemeente-zijn aan bod, waaronder de vijf kerntaken van gemeente-zijn (eredienst, missionair werk, diaconaat, pastoraat en geestelijke vorming) en thema's als bestuur en leiderschap, ontwikkeling van leden en financiën (kerkrentmeesterlijk beheer), cultuur en communicatie en ten slotte samenwerking met anderen.
Voor deze kerntaken en thema's formuleer je beleidsvoornemens voor een periode van vier jaar. De kunst is om die SMART te maken: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden. Ook is het belangrijk om beleidsvoornemens te prioriteren op basis van beschikbare middelen (mensen, tijd en geld) en de mate waarin ze bijdragen aan het realiseren van de visie. Je kunt daarbij ook onderscheid maken tussen doelen voor de kortere en langere termijn.
Tips bij deze stap
- Beschrijf de beleidsvoornemens voor de kerntaken en thema's van gemeente-zijn.
- Prioriteer de doelen.
Stap 5 - Hoor de gemeente en stel het plan vast
Leg het concept beleidsplan voor aan de gemeente en geef de leden gelegenheid erop te reageren, bijvoorbeeld tijdens een gemeentebijeenkomst of in gesprekken in kleine kring. Deze stap is kerkordelijk verplicht: zonder dat de leden hun mening kenbaar hebben kunnen maken, kan de kerkenraad het beleidsplan niet vaststellen (ordinantie 4-8-9).
Verwerk de reacties, stel het plan vast en maak bekend wat er met de inbreng is gedaan.
Stap 6 - Concretiseer in jaarplannen
Om uitvoering te kunnen geven aan het beleid heb je naast een beleidsplan voor vier jaar ook jaarplannen nodig. Een jaarplan geeft antwoord op de volgende vragen: Welke beleidsvoornemens uit het beleidsplan worden dit jaar uitgewerkt? Welke activiteiten horen daarbij en wanneer en waar vinden die plaats? Voor welke doelgroep(en) zijn die bedoeld? Hoe communiceren we hierover? Wie is bij de uitvoering waarvoor verantwoordelijk? Wat zijn de kosten en welke middelen zijn beschikbaar? Wanneer zijn we tevreden over een activiteit?
Stap 7 - Evalueer op het juiste moment
Om een beleidsplan en jaarplannen ook daadwerkelijk levende en richtinggevende documenten te laten zijn, is het belangrijk om regelmatig na te gaan of de gestelde doelen behaald worden en of er aanpassingen nodig zijn.
Stel daarom bij de opzet van deze plannen al een evaluatiecyclus vast, zodat je flexibel blijft en snel kunt inspelen op veranderingen. Voor een beleidsplan en jaarplan is een jaarlijks evaluatiemoment aan te raden. Daarnaast is het raadzaam om uitgevoerde activiteiten kort na afloop te evalueren. Daarmee leer je van opgedane ervaringen in de uitvoering van het beleid.
Voorbeeldstructuur van een beleidsplan
Een beleidsplan kan de volgende structuur hebben:
- Inleiding
- Missie en visie
- Korte uitleg over het proces van beleidsontwikkeling
- Analyse van de huidige situatie
- Sterke en zwakke punten van de gemeente
- Externe invloeden, zoals maatschappelijke trends
- Doelen en prioriteiten
- Geestelijke, organisatorische en diaconale doelen
- Actieplannen per doel
- Specifieke stappen en maatregelen
- Betrokken personen en tijdsplanning
- Middelen en capaciteiten
- Financiële middelen, personeel en materiële middelen
- Evaluatie en bijsturing
- Evaluatiemomenten en -methoden
- Communicatieplan
- Hoe en wanneer het beleidsplan gedeeld wordt met de gemeente
