Archiefbeheerder

Het beheer van de archieven is een van de taken van het college van kerkrentmeesters, zo vermeldt de Kerkorde.

Dit college benoemt een kerkelijk archiefbeheerder, die verantwoordelijk is voor het beheer van de kerkelijke papieren en documenten. Deze archiefbeheerder werkt onder verantwoording van het college van kerkrentmeesters.

>Bron: Ordinantie 11, De vermogensrechtelijke aangelegenheden, art. 2-7

Archiefbeheerder

Archiefbeheerders zijn altijd erg geïnteresseerd in wat er allemaal precies gebeurt in de gemeente, en hoe dat dan in het verleden was.
Archiefbeheerders zijn bovendien nauwkeurig en gedisciplineerd: zij gaan op zoek naar belangrijke archiefstukken, zorgen voor een zorgvuldige behandeling en bewerking van de archieven, en dragen archieven tijdig over. In deze tijden moeten zij bovendien op de hoogte zijn van digitale opslag en archivering. 

Inhoud kerkelijk archief

Tot het archief van een kerkelijke gemeente horen veel verschillende soorten stukken. Dat kunnen vergaderstukken, correspondentie en jaarverslagen zijn, maar ook stukken over bijzondere onderwerpen, zoals documenten over het grondgebied van de kerkelijke gemeente, en over eigendommen en gebouwen. Ook doopboeken, ledenregisters en trouwboeken horen tot het kerkelijk archief.
>Een praktische handleiding voor het  inventariseren van het archief van de kerkelijke gemeente is te vinden in de brochure 'Beheer van het kerkelijk archief: praktische handleiding' (projectgroep lokale archieven 2012) 

Algemene regels kerkelijk archief

Er is een aantal belangrijke regels voor het kerkelijk archief. Zo blijven archief en documenten eigendom van de kerk. Dat geldt dus ook voor archiefstukken die bij kerkenraadsleden thuis liggen, of digitaal in de computer staan.  Ook is het de verantwoordelijkheid van de kerkenraad of het college van kerkrentmeesters, wanneer archiefstukken moeten worden meegenomen, weggegeven of vernietigd. 
>De algemene regels voor het kerkelijk archief zijn beschreven in het document 'Richtlijnen voor het kerkelijk archiefbeheer' ( CPA 2010)

Privacy en doop, belijdenis en trouwboek

Gemeenten van de Protestantse Kerk zijn volgens de Kerkorde verplicht om een aantal belangrijke feiten vast te leggen in een speciaal boek: doop, belijdenis en huwelijk. Deze feestelijkegebeurtenissen worden ook altijd aangekondigd in het eigen kerkblad. Hoe zit het dan eigenlijk met de privacywetgeving? Team Archieven en Bureau Juridische Zaken van de dienstenorganisatie Protestantse Kerk zochten het uit en geven een aantal vuistregels.
>Lees Notitie doop-, belijdenis- en trouwboeken

Commissie Registratie Protestantse Archieven (CPA): richtlijnen 

De CPA (Commissie tot registratie van Protestantse, kerkelijke en semikerkelijke Archieven) is een overleggroep van alle protestantse kerken met de overheid over kerkelijk archiefbeheer. De commissie spreekt onder mee over de voorwaarden van in bewaring geven van archieven, het organiseren van studiedagen (bijvoorbeeld over digitaal archiveren), en het bijhouden van ontwikkelingen op archiefgebied enz. Ook de Protestantse Kerk is in deze Commissie vertegenwoordigd.
>Contact via team Archief en Bibliotheek: archief@protestantsekerk.nl, (030) 880 1880 

Kerkelijke bovenplaatselijke archieven 

De oude bovenplaatselijke archieven van de Nederlandse Hervormde Kerk en van de Gereformeerde Kerken in Nederland zijn geïnventariseerd en worden in bewaring gegeven bij Het Utrechts Archief (HUA).  De oude archieven van de Evangelisch-Lutherse Kerk in het Koninkrijk der Nederlanden worden in bewaring gegeven bij het Stadsarchief te Amsterdam. Momenteel wordt nog gewerkt aan o.a. de archieven van het Samen-op-Wegproces, het proces dat geleid heeft tot het ontstaan van de Protestantse Kerk in Nederland in 2004.  

De archieven van de Nederlandse Hervormde Kerk en van de Gereformeerde Kerken in Nederland  kunnen worden geraadpleegd in Het Utrechts Archief. Ook worden archiefonderdelen op verzoek door HUA gedigitaliseerd, waarna zij via het internet zijn te raadplegen.

De volgende kerkelijke bovenplaatselijke archieven zijn ondergebracht in Het Utrechts Archief (HUA).

  • Synodale archieven van de Nederlandse Hervormde Kerk, 1566-1973. De synode archieven over de periode 1973-2004 worden naar verwachting in 2013 overgedragen.
  • Generale Synoden van de Gereformeerde Kerken in Nederland, 1892-2004.
  • Raad voor de Zending van de Nederlandse Hervormde Kerk (en rechtsvoorgangers).
  • Landelijk Centrum voor Gereformeerd Jeugdwerk (en rechtsvoorgangers). 

Archiefconsulenten: steun 

Kerkelijk archiefbeheerders, zowel plaatselijk als regionaal, kunnen voor advies en ondersteuning terecht bij archiefconsulenten. Deze kunnen hen niet alleen met advies, maar ook daadwerkelijk op weg helpen bij het inventariseren van kerkelijke archieven. Wie een archiefconsulent wil uitnodigen, vindt hieronder een lijstje met namen van alle archiefconsulenten met hun e-mailadressen en hun provincie c.q. werkgebied.
>Lijst met archiefconsulenten (per 15 januari 2018) 

De archiefconsulenten doen hun werk vrijwillig; zij vragen alleen een vergoeding voor de door hen gemaakte onkosten.
>Contact via team Archief en Bibliotheek: archief@protestantsekerk.nl,  (030) 880 1880

Team Archief en Bibliotheek: advies

Het team Archief en Bibliotheek van de Dienstenorganisatie Protestantse Kerk is  bereid om mee te denken bij vragen over archiveren. Zij kunnen algemene informatie geven over de Richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer, over overheidsarchieven, over belang en nut van archiveren, over ontwikkelingen op het vakgebied, en de jaarlijkse conferentie voor archiefbeheerders en archiefconsulenten.
>Contact team Archief en Bibliotheek: archief@protestantsekerk.nl,  (030) 880 1880

Meer informatie

Bestel brochure >Beheer van het kerkelijk archief

>Archieven: sluizen naar het verleden (Youtube)

>Hoe vouw ik een archiefdoos? (Youtube)

Hervormde en gereformeerde kerkelijke archieven: >het Utrechts Archief

Lutherse kerkelijke archieven: >Stadsarchief Amsterdam

Digitale historische bronnen Protestantse Kerk (Digibron)

>Erfgoedinspectie

>Koninklijke Vereniging van Archivarissen Nederland

>Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland

>Archiefwiki: wat is wat