In een meerjarenraming wordt 8 jaar vooruit gekeken. De gegevens van het eerste jaar kunnen vanuit de meerjarenraming gekopieerd worden naar de begroting voor het volgende jaar, zodat het opstellen van de begroting wordt vereenvoudigd. Hierna wordt deze via het normale proces in FRIS afgerond en bij het CCBB (classicaal college voor de behandeling van beheerszaken) ingediend. Hiermee biedt de meerjarenraming een goed beeld van het langetermijneffect van de beslissingen voor de begroting van het volgende jaar. In plaats van 1 jaar wordt 8 jaar vooruitgekeken. Het advies is om de meerjarenraming te gebruiken bij de opstelling van de begroting.

Een structurele hulpdienst is een (kerk-eigen) overeenkomst tussen een gemeente en een predikant die schriftelijk wordt afgesproken. Een structurele hulpdienst duurt minimaal 40 uur en maximaal 2 jaar. Het gaat vaak om vervangingswerk of projectmatig werk. De predikant krijgt via de beheercommissie centrale kas predikantstraktementen traktement betaald. De gemeente krijgt hiervoor een factuur van de beheercommissie centrale kas predikantstraktementen. Na afloop is er geen sprake van wachtgeld, tijdens de structurele hulpdiensten ontvangt de predikant een tijdelijkheidstoeslag, zolang de AOW-datum nog niet is bereikt. In verband met de toeslag voor de predikant krijgt de gemeente een werktijdafhankelijke opslag op de bezettingsbijdrage, die voor alle gemeenten gelijk is. Een gemeente heeft geen toestemming nodig om structurele hulpdiensten af te spreken.

Een gemeente kan zelf met de predikant een opdracht tot structurele hulpdiensten overeenkomen (variant 1). Een gemeente kan ook met een andere gemeente afspreken dat zij gebruikmaken van hun predikant (‘detachering’) (Variant 2). Deze twee opties worden hieronder achtereenvolgens toegelicht.
Tevens kan een predikant ook door de dienstenorganisatie (de ‘mobiliteitspool’) voor maximaal 2 jaar worden uitgeleend aan een gemeente (Variant 3). De gemeente betaalt hiervoor een bijdrage aan de dienstenorganisatie en de predikant/kerkelijk werker krijgt via de dienstenorganisatie betaald. Neem voor meer informatie over deze vorm contact op met de dienstenorganisatie. 

Variant 1: Hoe spreken gemeente en predikant een structurele hulpdienst af? 

Stap 1: de voorbereiding
De kerkenraad besluit dat er structurele hulpdiensten nodig zijn. Dat kan heel specifiek zijn (voor een bepaald project willen we een predikant uitnodigen) of meer algemeen (we vragen het college van kerkrentmeesters vervanging te regelen voor bepaalde werkzaamheden/een x-percentage van de werktijd tijdens de vacaturetijd). Als de uitgaven 100.000 euro te boven gaan of een effect heeft van meer dan 10% op de lasten, baten of liquiditeit van de gemeente en niet zijn voorzien in de begroting, laat de kerkenraad in samenspraak met het college van kerkrentmeesters dit weten aan het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. De administratieve afhandeling kan vervolgens door het college van kerkrentmeesters gebeuren.

Stap 2: gemeente en predikant vinden elkaar
Een gemeente nodigt een predikant uit om structurele hulpdiensten te verrichten, bijvoorbeeld om een zieke predikant te vervangen, een vacaturetijd op te vangen of een project te starten. Een gemeente kent wellicht nog een predikant, of zoekt via het jaarboek, de plaatselijke werkgemeenschap van predikanten of de ring naar een predikant. Ook kan een predikant zelf aangeven beschikbaar te zijn voor vervangingswerk of een bepaald project.

Stap 3: de afspraken
Op https://www.protestantsekerk.nl/arbeidsvoorwaarden-predikant/hulpdiensten/ kunt u (vanaf 1 juli 2021) een model-opdracht voor structurele hulpdiensten vinden. Op die pagina kunt u ook een rekenblad invullen om de kosten voor de gemeente en het traktement voor de predikant te berekenen. Vergeet niet een afschrift van de opdracht tot het verrichten van structurele hulpdiensten naar bureau predikantstraktementen te sturen, dit bureau zorgt (o.a.) voor de facturering en betaling van het traktement. 

Stap 4: de structurele hulpdienst
Vervolgens zullen de werkzaamheden worden gedaan.

Stap 5: einde of verlenging van de structurele hulpdienst
Aan het einde van de afgesproken duur van de structurele hulpdienst loopt deze automatisch af. Als het nodig is kan de structurele hulpdienst met goedvinden van het breed moderamen van de classicale vergadering worden verlengd tot maximaal 4 jaar. Als de structurele hulpdienst tot een einde is gekomen mag een gemeente één jaar lang niet opnieuw een opdracht voor structurele hulpdiensten verstrekken.

Variant 2: Hoe detacheren gemeenten onderling een predikant voor een structurele hulpdienst? 

Stap 1: de voorbereiding
De kerkenraad besluit dat er structurele hulpdiensten nodig zijn. Dat kan heel specifiek zijn (voor een bepaald project willen we een predikant uitnodigen) of meer algemeen (we vragen het college van kerkrentmeesters vervanging te regelen voor bepaalde werkzaamheden/een x-percentage van de werktijd tijdens de vacaturetijd). Als de uitgaven 100.000 euro te boven gaan of een effect heeft van meer dan 10% op de lasten, baten of liquiditeit van de gemeente en niet zijn voorzien in de begroting, laat de kerkenraad in samenspraak met het college van kerkrentmeesters dit weten aan het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. De administratieve afhandeling kan vervolgens door het college van kerkrentmeesters gebeuren.

Stap 2: de gemeenten en predikant vinden elkaar
Wellicht wenst een kerkenraad de een predikant van een andere (naburige) gemeente een opdracht voor structurele hulpdiensten te geven. De gemeente kan in zo’n geval vragen (aan de andere gemeente en de betreffende predikant) of zij de predikant willen detacheren. Detacheren kan alleen binnen de bestaande werktijd van de predikant in een gemeente.

Stap 3: de afspraken
Op https://www.protestantsekerk.nl/arbeidsvoorwaarden-predikant/hulpdiensten/ kunt u (vanaf 1 juli 2021) een model-opdracht voor detachering vinden. De inlenende gemeente betaalt aan de uitlenende gemeente een evenredige vergoeding voor de traktementslasten. 

Stap 4: de structurele hulpdienst
Vervolgens zullen de werkzaamheden worden gedaan.

Stap 5: einde of verlenging van de structurele hulpdienst
Aan het einde van de afgesproken duur van de structurele hulpdienst loopt deze automatisch af. Als het nodig is kan de structurele hulpdienst met goedvinden van het breed moderamen van de classicale vergadering, de betrokken predikant en gemeente worden verlengd tot maximaal 4 jaar. Als de structurele hulpdienst tot een einde is gekomen mag een gemeente één jaar lang niet opnieuw een opdracht voor structurele hulpdiensten verstrekken.

Per 1 juli van ieder jaar dienen te worden gepubliceerd: verkorte staat van baten en lasten over het jaar daarvoor met daarnaast overzicht van bestedingen over datzelfde jaar met daarbij een overzicht van bestedingen (= begroting) over het lopende jaar.

Een solvabiliteitsverklaring is een jaar geldig en geldt voor een specifieke predikantsvacature.

Om een predikant te kunnen beroepen is toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering (ord. 3-3-1). Bij de aanvraag moet onder meer een verklaring worden meegestuurd van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken (CCBB), waarin staat dat de gemeente aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Die verklaring heet 'solvabiliteitsverklaring' en wordt vooraf door de kerkenraad aangevraagd via het mailadres van het betreffende CCBB.

Vanaf 1 april 2022 is de richtlijn solvabiliteitsverklaring van kracht. Hierin wordt aangegeven aan welke voorwaarden moet worden voldaan voordat de aanvraag voor een solvabiliteitsverklaring door het CCBB beoordeeld kan worden.

Voor een solvabiliteitsaanvraag levert de gemeente de volgende stukken aan: 

1. Wie de aanvrager is.
2. Welke vacature het betreft, in welke omvang.
3. De meest recente (en actuele) jaarrekening en begroting volgens de regels in de kerkorde (ordinantie 11-7-1). Als deze al in FRIS aanwezig is, hoeft deze niet aangeleverd te worden.
4. De meerjarenraming zoals geregeld in de Richtlijn meerjarenraming. 
5. Een toelichting op de uitgangspunten die gebruikt zijn in de meerjarenraming. 
6. Een vigerend beleidsplan voor 4 jaar. De ingediende meerjarenraming dient aan te sluiten op dit beleidsplan.