Veelgestelde vragen

Voor de digitale versie van de Kerkorde (editie 2019) zie www.protestantsekerk.nl/kerkorde. De paperback en het e-book zijn beschikbaar via Kok Boekencentrum: https://www.kokboekencentrum.nl/?s=kerkorde

De kerkenraad legt in de plaatselijke regeling vast op welke wijze de verkiezing van ambtsdragers plaatsvindt. In ordinantie 3-6-2 en 3-6-3 van de kerkorde staat de verkiezingsprocedure beschreven. Er zijn twee vormen van verkiezingsprocedure: de reguliere (ord. 3-6-2) en de verkiezingsprocedure door middel van dubbeltallen (ord. 3-6-3). 

De kerkorde en modellen voor de plaatselijke regeling vindt u via: https://www.protestantsekerk.nl/thema/kerkorde/.

Voor verdere vragen over de verkiezing van ambtsdragers kunt u contact opnemen met 030 880 1880 of info@protestantsekerk.nl.

Gemeenten en diaconieën hebben rechtspersoonlijkheid. De voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters en de voorzitter en secretaris van de diaconie vertegenwoordigen de respectievelijke colleges. In sommige gevallen vragen banken (bijvoorbeeld bij het openen of wijzigen van een rekening) om een verklaring van rechtspersoonlijkheid. U kunt deze verklaring van rechtspersoonlijkheid aanvragen via info@protestantsekerk.nl of (030) 880 1880. U kunt als gemeente of diaconie zelf aan de bank doorgeven wie het college vertegenwoordigt (namen van voorzitter en secretaris); u kunt dit doen door de notulen waarin de benoeming van de voorzitter en secretaris zijn vastgelegd naar de bank toe te sturen.

Hoe een predikant beroepen wordt en op welke wijze u dat proces kan aangaan staat op de thema-pagina over het beroepingwerk. Op die pagina kunt u ook de gids voor het beroepingswerk downloaden.

Een tijdelijke dienst afgesproken met een proponent komt tot stand door het aanvaarden van een beroep. Een tijdelijke dienst is een (kerk-eigen) overeenkomst tussen een gemeente en een proponent die schriftelijk wordt afgesproken. Een tijdelijke dienst met een proponent duurt minimaal 3 jaar en maximaal 5 jaar met een minimale werktijd van 40%. Dit is zo geregeld om ervoor te zorgen dat de proponent genoeg tijd heeft om werkervaring op te doen en zijn of haar eerste fase van de permanente educatie te volgen. De beloning (het traktement) van de tijdelijke dienst verloopt via de centrale kas predikantstraktementen. Uit deze kas krijgt de predikant het traktement uitbetaald en aan deze kas betaalt de gemeente een bijdrage die voor elke gemeente even hoog is. Een tijdelijke dienst is ongeveer 8% duurder dan een predikant die voor onbepaalde tijd aan de gemeente verboden is, omdat de predikant (in plaats van een wachtgeld achteraf) een toeslag krijgt voor de tijdelijkheid van het werk, zolang nog niet de AOW-leeftijd is bereikt. Een gemeente krijgt bij het beroepen van een proponent (zowel voor onbepaalde tijd als in tijdelijke dienst) een korting op de factuur gedurende vier jaar. Op deze pagina is een rekenblad beschikbaar om het traktement en de kosten te berekenen. Een gemeente heeft wel toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering om een tijdelijke dienst af te spreken. Anders dan bij het beroepen van een predikant toetst het breed moderamen van de classicale vergadering bij een proponent niet of er gezocht is naar samenwerking met een andere gemeente.

Een proponent (dan predikant) in tijdelijke dienst is beroepen in een gemeente en maakt deel uit van de kerkenraad. Hoe een predikant beroepen wordt en op welke wijze u dat proces kan aangaan staat op de thema-pagina over het beroepingwerk. Op die pagina kunt u ook de gids voor het beroepingswerk downloaden. In die gids staat tevens een stappenplan opgenomen.

Per 1 juli 2021 veranderen er verschillende regelingen ten aanzien van de tijdelijke inzet van predikanten in ordinantie 3-18 en generale regeling 5. Ordinantie 3-24 leden 2 en 3 en ordinantie 3-28 leden 3 en 4 komen te vervallen.

Onder de nieuwe regelingen zijn vier vormen van tijdelijke inzet van predikanten mogelijk. Hieronder staan deze toegelicht, maar u kunt ook bekijken via deze infographic:

Incidentele hulpdiensten (werkzaamheden <40 uur: preekbeurten, etc)

Elke predikant, proponent en emeritus kan incidentele hulpdiensten verrichten. Deze hulpdiensten worden afgesproken tussen de gemeente en predikant en hiervoor is geen toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering. De predikant wordt niet beroepen en maakt dus ook geen onderdeel uit van de kerkenraad, een eventuele vacature blijft dus bestaan. Per incidentele hulpdienst mag maximaal 40 uur werk worden verricht. Meest voorkomende vormen van incidentele hulpdiensten zijn het doen van een (gast)preekbeurt en het voorzien in kortstondig crisispastoraat. Deze incidentele hulpdiensten worden aan de predikant vergoed op basis van tarieven in de uitvoeringsbepalingen bij generale regeling 5 (de actuele tarieven kunt u hier vinden). Als een incidentele hulpdienst langer duurt dan 40 uur, moet gebruik worden gemaakt van een andere vorm van tijdelijke inzet. Wel mogen er meerdere incidentele hulpdiensten achtereenvolgens worden afgesproken met dezelfde predikant/gemeente, zolang het maar verschillende opdrachten zijn. Natuurlijk ontstaat hierdoor een risico op misbruik door alleen maar te werken met opvolgende incidentele hulpdiensten, maar we vertrouwen erop dat gemeenten dit niet zullen doen. Daarnaast is het erg onaantrekkelijk voor een predikant om hieraan mee te werken omdat een predikant bij incidentele hulpdiensten geen pensioen opbouwt of verzekerd is voor arbeidsongeschiktheid.
Lees meer over hoe spreek ik een incidentele hulpdienst af?

Structurele hulpdiensten (werkzaamheden >40 uur-2 jaar: invalwerk, projecten, etc)

Elke predikant, proponent en emeritus kan structurele hulpdiensten verrichten. Deze hulpdiensten worden afgesproken door de gemeente en predikant en hiervoor is geen toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering. De predikant wordt bij structurele hulpdiensten niet beroepen en maakt dus ook geen onderdeel uit van de kerkenraad, een eventuele vacature van de predikantsplaats in de gemeente blijft dus bestaan. Een structurele hulpdienst duurt tussen de 40 uur en 2 jaar en mag voor elk werktijdpercentage worden afgesproken. Meest voorkomende vormen van structurele hulpdiensten zijn invalwerk bij ziekte, zwangerschap of vacature. De nieuwe -betere- rechtspositie kan predikanten ook aanmoedigen om projecten te ontwikkelen die zij (ook) in andere gemeenten kunnen uitvoeren. De beloning van structurele hulpdiensten verloopt via de centrale kas predikantstraktementen. Uit deze kas krijgt de predikant het traktement uitbetaald en aan deze kas betaalt de gemeente een bijdrage die voor elke gemeente bij elke hulpdienst altijd even hoog is. Structurele hulpdiensten zijn ongeveer 8% duurder dan een predikant die voor onbepaalde tijd aan de gemeente verboden is, omdat de predikant (in plaats van een wachtgeld achteraf) een toeslag krijgt voor de tijdelijkheid van het werk, zolang nog niet de AOW-leeftijd is bereikt. Op deze manier is vooraf duidelijk hoeveel de structurele hulpdienst de gemeente kost (een rekenblad is te vinden op de website van de kerk). Een structurele hulpdienst mag met toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering worden verlengd tot maximaal 4 jaar. Een gemeente mag na het inzetten van een structurele hulpdienst, pas na een jaar na het aflopen van de structurele hulpdienst een nieuwe structurele hulpdienst afspreken (met dezelfde of een andere predikant).
Lees meer over hoe spreek ik een structurele hulpdienst af?

Voor structurele hulpdiensten kan ook worden afgesproken dat de dienstenorganisatie (de mobiliteitspool) een predikant aan de gemeente uitleent tegen een vergoeding. In dat geval loopt de facturering en de rechtspositie van de predikant via de dienstenorganisatie.

Tijdelijke dienst (>2 jaar: een tijdelijk beroepen predikant in de gemeente)

Een predikant (niet proponent, niet emeritus) kan een beroep in tijdelijke dienst krijgen. Hier geldt de procedure voor het beroepingswerk (inclusief de verkiezingsprocedure in de gemeente) met voorafgaande toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering op basis van een solvabiliteitsverklaring van het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. Een beroep in tijdelijke dienst duurt ten minste twee jaar, maar heeft geen maximale termijn. Het breed moderamen van de classicale vergadering ziet toe op misbruik van de regeling, waardoor de termijn van de tijdelijke dienst (of deze nu 3 jaar, 5 jaar of 8 jaar duurt) voldoende beredeneerd moet zijn. Anders dan bij een beroep voor onbepaalde tijd, kan met instemming van het breed moderamen van de classicale vergadering de werktijd van de predikant ook op minder dan 33% worden vastgesteld. De beloning (het traktement) van de tijdelijke dienst verloopt via de centrale kas predikantstraktementen. Uit deze kas krijgt de predikant het traktement uitbetaald en aan deze kas betaalt de gemeente een bijdrage die voor elke gemeente even hoog is. Een tijdelijke dienst is ongeveer 8% duurder dan een predikant die voor onbepaalde tijd aan de gemeente verboden is, omdat de predikant (in plaats van een wachtgeld achteraf) een toeslag krijgt voor de tijdelijkheid van het werk, zolang nog niet de AOW-leeftijd is bereikt. Op deze manier weet u vooraf altijd zeker hoeveel de tijdelijke dienst de gemeente kost (een rekenblad is te vinden op de website van de kerk). Een tijdelijke dienst mag met toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering worden verlengd tot maximaal 6 jaar, als de tijdelijke dienst aanvankelijk korter dan 6 jaar duurde. Een gemeente mag na het inzetten van de tijdelijke dienst, pas na een jaar na het aflopen van de tijdelijke dienst een nieuwe structurele hulpdienst of tijdelijke dienst afspreken (met dezelfde of een andere predikant). Wel mag een gemeente na afloop van de tijdelijke dienst, met instemming van het breed moderamen van de classicale vergadering, de tijdelijke dienst van de predikant omzetten in een beroep voor onbepaalde tijd.
Lees meer over hoe spreek ik een tijdelijke dienst met een predikant af?

Tijdelijke dienst voor proponenten (3-5 jaar: een tijdelijk beroepen predikant in de gemeente)

Een proponent (niet predikant, niet emeritus) kan ook een beroep in tijdelijke dienst krijgen, maar onder bijzondere voorwaarden. Hier geldt de procedure voor het beroepingswerk (inclusief de verkiezingsprocedure in de gemeente) met voorafgaande toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering op basis van een solvabiliteitsverklaring van het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. Anders dan bij de tijdelijke dienst van een predikant hoeft een gemeente niet naar samenwerking met andere gemeenten te hebben gezocht voorafgaande aan het beroepingswerk. Het bieden van een plek om werkervaring op te doen is voldoende reden voor een beroep in tijdelijke dienst. Een beroep in tijdelijke dienst voor een proponent duurt ten minste drie jaar en maximaal 5 jaar. De werktijd van de proponent moet ten minste 40% bedragen, zodat de proponent voldoende tijd heeft werkervaring op te doen en zijn permanente educatie te volgen. De beloning (het traktement) van de tijdelijke dienst verloopt via de centrale kas predikantstraktementen. Uit deze kas krijgt de predikant het traktement uitbetaald en aan deze kas betaalt de gemeente een bijdrage die voor elke gemeente even hoog is. Een tijdelijke dienst is ongeveer 8% duurder dan een predikant die voor onbepaalde tijd aan de gemeente verboden is, omdat de predikant (in plaats van een wachtgeld achteraf) een toeslag krijgt voor de tijdelijkheid van het werk, zolang nog niet de AOW-leeftijd is bereikt. Bij het beroepen van een proponent (zowel tijdelijk als voor onbepaalde tijd) krijgt een gemeente gedurende vier jaar een korting. De korting is net zo hoog als de opslag voor de tijdelijkheid. Hierdoor is een proponent in vaste dienst 4 jaar lang goedkoper dan een andere predikant en is een proponent in tijdelijke dienst 4 jaar lang net zo duur als een andere predikant (een rekenblad is te vinden op de website van de kerk). Een tijdelijke dienst mag met toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering worden verlengd tot maximaal 6 jaar, als de tijdelijke dienst aanvankelijk korter dan 6 jaar duurde. Een gemeente mag na het inzetten van de tijdelijke dienst, pas na een jaar na het aflopen van de tijdelijke dienst een nieuwe structurele hulpdienst of tijdelijke dienst afspreken (met dezelfde of een andere predikant). Wel mag een gemeente na afloop van de tijdelijke dienst, met instemming van het breed moderamen van de classicale vergadering, de tijdelijke dienst van de predikant omzetten in een beroep voor onbepaalde tijd.
Lees meer over hoe spreek ik een tijdelijke dienst met een proponent af?

Bij (langdurige) afwezigheid van de predikant (bijvoorbeeld vanwege ziekte, zwangerschap, verlof of vacature) moet elke gemeente een consulent om bijstand vragen (ord. 4-10). Deze consulent adviseert de kerkenraad in haar bestuurlijke taken en begeleidt zo nodig het proces van het beroepingswerk. De consulent zal in de regel geen pastorale, diaconale of missionaire taken op zich nemen, en ook niet (elke keer) in de gemeente kunnen voorgaan. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk om vervanging te regelen.

De kerkorde biedt een aantal mogelijkheden om tijdelijk te voorzien in de werkzaamheden. De mogelijkheden hieronder worden het meest ingezet in situaties van ziekte, zwangerschap, verlof of vacature. In deze mogelijkheden wordt een predikant niet in de gemeente beroepen; een eventuele vacature blijft bestaan tot een predikant is beroepen.

• Een kerkelijk werker kan tijdelijk voorzien in pastoraal, diaconaal en missionair werk. Of via een tijdelijk arbeidscontract, of via een tijdelijke uitbreiding van zijn uren. Een kerkelijk werker heeft niet standaard de bevoegdheid om voor te gaan in een gemeente of om sacramenten te bedienen.
• Een predikant, proponent en emeritus kan door het verrichten van incidentele hulpdiensten voorzien in pastoraal, diaconaal en missionair werk. Per incidentele hulpdienst mag maximaal 40 uur werk worden verricht. Meest voorkomende vormen van incidentele hulpdiensten zijn het doen van een (gast)preekbeurt en het voorzien in kortstondig crisispastoraat. Lees meer over hoe spreek ik een incidentele hulpdienst af?
• Een predikant, proponent en emeritus kan door het verrichten van structurele hulpdiensten voorzien in pastoraal, diaconaal en missionair werk. Een structurele hulpdienst duurt tussen de 40 uur en 2 jaar en mag voor elk werktijdpercentage worden afgesproken. Meest voorkomende vormen van structurele hulpdiensten zijn invalwerk bij ziekte, zwangerschap of vacature. Lees meer over hoe spreek ik een structurele hulpdienst af?
• Een predikant of kerkelijk werker kan ook door de dienstenorganisatie (de ‘mobiliteitspool’) voor maximaal 2 jaar worden uitgeleend aan een gemeente. In dat geval loopt de facturering en de rechtspositie van de predikant via de dienstenorganisatie. Neem voor meer informatie over deze vorm contact op met de dienstenorganisatie. 

Een incidentele hulpdienst is een (kerk-eigen) overeenkomst tussen een gemeente en een predikant die vormvrij mag worden afgesproken. Een incidentele hulpdienst duurt maximaal 40 uur per opdracht. Het gaat vaak om opdrachten voor een preekbeurt, incidenteel crisispastoraat, een avond catechese, etc. De predikant krijgt per opdracht of uur betaald op basis van een tarievenlijst in de uitvoeringsbepalingen bij generale regeling 5. Een gemeente heeft geen toestemming nodig om een incidentele hulpdienst af te spreken.

Hoe spreken gemeente en predikant een incidentele hulpdienst af? 

Stap 1: de voorbereiding
De kerkenraad besluit dat er een incidentele hulpdienst nodig is. Dat kan heel specifiek zijn (voor X-activiteit willen we een predikant uitnodigen) of meer algemeen (we vragen de preekvoorziener het preekrooster in te vullen met gastpredikanten). De administratieve afhandeling kan vervolgens door het college van kerkrentmeesters gebeuren.

Stap 2: gemeente en predikant vinden elkaar
Een gemeente nodigt een predikant uit om incidentele hulpdiensten te verrichten, bijvoorbeeld door een gast-preekbeurt te verzorgen. Een gemeente kent wellicht nog een predikant, of zoekt via de preekbeurtenzoeker, het jaarboek, de plaatselijke werkgemeenschap van predikanten of de ring naar een predikant. 

Stap 3: de afspraken
De afspraken hoeven niet uitgebreider te zijn dan nodig. Een model-overeenkomst is niet beschikbaar omdat het te ver voert om voor een kortdurende opdracht als een preekbeurt of een enkele catechese een schriftelijke overeenkomst te sluiten. De tarieven voor incidentele hulpdiensten worden door het georganiseerd overleg predikanten vastgesteld en staan in de uitvoeringsbepalingen bij generale regeling 5. De tarieven worden tevens gepubliceert op https://www.protestantsekerk.nl/arbeidsvoorwaarden-predikant/actueel/.

Stap 4: de incidentele hulpdienst
Vervolgens zullen de werkzaamheden worden uitgevoerd.

Stap 5: de betaling
Na de incidentele hulpdienst zal de betaling geschieden. Gemeenten hoeven deze betalingen niet actief door te geven aan de Belastingdienst. Ze hoeven alleen desgevraagd de Belastingdienst bepaalde gegevens (zie hieronder) aan de Belastingdienst te leveren. Het BSN-nummer mag niet worden gevraagd door de gemeente.
Gegevens die (alleen desgevraagd) moeten worden verstrekt aan de Belastingdienst: Naam, Voorletters, Voorvoegsels, Het adres waar de predikant woont, Geboortedatum, Uitbetaald bedrag inclusief alle kostenvergoedingen (in hele euro’s), IBAN bankrekeningnummer waarop is uitbetaald, Startdatum van het tijdvak waarin het inkomen genoten is, Einddatum van het tijdvak waarin het inkomen genoten is.

Stap 6: einde van de incidentele hulpdienst
Na de incidentele hulpdienst loopt deze automatisch af.

Een structurele hulpdienst is een (kerk-eigen) overeenkomst tussen een gemeente en een predikant die schriftelijk wordt afgesproken. Een structurele hulpdienst duurt minimaal 40 uur en maximaal 2 jaar. Het gaat vaak om vervangingswerk of projectmatig werk. De predikant krijgt via de beheercommissie centrale kas predikantstraktementen traktement betaald. De gemeente krijgt hiervoor een factuur van de beheercommissie centrale kas predikantstraktementen. Na afloop is er geen sprake van wachtgeld, tijdens de structurele hulpdiensten ontvangt de predikant een tijdelijkheidstoeslag, zolang de AOW-datum nog niet is bereikt. In verband met de toeslag voor de predikant krijgt de gemeente een werktijdafhankelijke opslag op de bezettingsbijdrage, die voor alle gemeenten gelijk is. Een gemeente heeft geen toestemming nodig om structurele hulpdiensten af te spreken.

Een gemeente kan zelf met de predikant een opdracht tot structurele hulpdiensten overeenkomen (variant 1). Een gemeente kan ook met een andere gemeente afspreken dat zij gebruikmaken van hun predikant (‘detachering’) (Variant 2). Deze twee opties worden hieronder achtereenvolgens toegelicht.
Tevens kan een predikant ook door de dienstenorganisatie (de ‘mobiliteitspool’) voor maximaal 2 jaar worden uitgeleend aan een gemeente (Variant 3). De gemeente betaalt hiervoor een bijdrage aan de dienstenorganisatie en de predikant/kerkelijk werker krijgt via de dienstenorganisatie betaald. Neem voor meer informatie over deze vorm contact op met de dienstenorganisatie. 

Variant 1: Hoe spreken gemeente en predikant een structurele hulpdienst af? 

Stap 1: de voorbereiding
De kerkenraad besluit dat er structurele hulpdiensten nodig zijn. Dat kan heel specifiek zijn (voor een bepaald project willen we een predikant uitnodigen) of meer algemeen (we vragen het college van kerkrentmeesters vervanging te regelen voor bepaalde werkzaamheden/een x-percentage van de werktijd tijdens de vacaturetijd). Als de uitgaven 100.000 euro te boven gaan of een effect heeft van meer dan 10% op de lasten, baten of liquiditeit van de gemeente en niet zijn voorzien in de begroting, laat de kerkenraad in samenspraak met het college van kerkrentmeesters dit weten aan het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. De administratieve afhandeling kan vervolgens door het college van kerkrentmeesters gebeuren.

Stap 2: gemeente en predikant vinden elkaar
Een gemeente nodigt een predikant uit om structurele hulpdiensten te verrichten, bijvoorbeeld om een zieke predikant te vervangen, een vacaturetijd op te vangen of een project te starten. Een gemeente kent wellicht nog een predikant, of zoekt via het jaarboek, de plaatselijke werkgemeenschap van predikanten of de ring naar een predikant. Ook kan een predikant zelf aangeven beschikbaar te zijn voor vervangingswerk of een bepaald project.

Stap 3: de afspraken
Op https://www.protestantsekerk.nl/arbeidsvoorwaarden-predikant/hulpdiensten/ kunt u (vanaf 1 juli 2021) een model-opdracht voor structurele hulpdiensten vinden. Op die pagina kunt u ook een rekenblad invullen om de kosten voor de gemeente en het traktement voor de predikant te berekenen. Vergeet niet een afschrift van de opdracht tot het verrichten van structurele hulpdiensten naar bureau predikantstraktementen te sturen, dit bureau zorgt (o.a.) voor de facturering en betaling van het traktement. 

Stap 4: de structurele hulpdienst
Vervolgens zullen de werkzaamheden worden gedaan.

Stap 5: einde of verlenging van de structurele hulpdienst
Aan het einde van de afgesproken duur van de structurele hulpdienst loopt deze automatisch af. Als het nodig is kan de structurele hulpdienst met goedvinden van het breed moderamen van de classicale vergadering worden verlengd tot maximaal 4 jaar. Als de structurele hulpdienst tot een einde is gekomen mag een gemeente één jaar lang niet opnieuw een opdracht voor structurele hulpdiensten verstrekken.

Variant 2: Hoe detacheren gemeenten onderling een predikant voor een structurele hulpdienst? 

Stap 1: de voorbereiding
De kerkenraad besluit dat er structurele hulpdiensten nodig zijn. Dat kan heel specifiek zijn (voor een bepaald project willen we een predikant uitnodigen) of meer algemeen (we vragen het college van kerkrentmeesters vervanging te regelen voor bepaalde werkzaamheden/een x-percentage van de werktijd tijdens de vacaturetijd). Als de uitgaven 100.000 euro te boven gaan of een effect heeft van meer dan 10% op de lasten, baten of liquiditeit van de gemeente en niet zijn voorzien in de begroting, laat de kerkenraad in samenspraak met het college van kerkrentmeesters dit weten aan het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. De administratieve afhandeling kan vervolgens door het college van kerkrentmeesters gebeuren.

Stap 2: de gemeenten en predikant vinden elkaar
Wellicht wenst een kerkenraad de een predikant van een andere (naburige) gemeente een opdracht voor structurele hulpdiensten te geven. De gemeente kan in zo’n geval vragen (aan de andere gemeente en de betreffende predikant) of zij de predikant willen detacheren. Detacheren kan alleen binnen de bestaande werktijd van de predikant in een gemeente.

Stap 3: de afspraken
Op https://www.protestantsekerk.nl/arbeidsvoorwaarden-predikant/hulpdiensten/ kunt u (vanaf 1 juli 2021) een model-opdracht voor detachering vinden. De inlenende gemeente betaalt aan de uitlenende gemeente een evenredige vergoeding voor de traktementslasten. 

Stap 4: de structurele hulpdienst
Vervolgens zullen de werkzaamheden worden gedaan.

Stap 5: einde of verlenging van de structurele hulpdienst
Aan het einde van de afgesproken duur van de structurele hulpdienst loopt deze automatisch af. Als het nodig is kan de structurele hulpdienst met goedvinden van het breed moderamen van de classicale vergadering, de betrokken predikant en gemeente worden verlengd tot maximaal 4 jaar. Als de structurele hulpdienst tot een einde is gekomen mag een gemeente één jaar lang niet opnieuw een opdracht voor structurele hulpdiensten verstrekken.

Een tijdelijke dienst ontstaat door aanvaarding van een beroep in tijdelijke dienst. Een tijdelijke dienst is een (kerk-eigen) overeenkomst tussen een gemeente en een predikant die schriftelijk wordt afgesproken. Een tijdelijke dienst duurt minimaal 2 jaar. Het gaat vaak om het uitvoeren van een project of bijvoorbeeld het vervullen van een predikantsbezetting in een gemeente die bezig is in een fusie-proces. De beloning (het traktement) van de tijdelijke dienst verloopt via de centrale kas predikantstraktementen. Uit deze kas krijgt de predikant het traktement uitbetaald en aan deze kas betaalt de gemeente een bijdrage die voor elke gemeente even hoog is. Een tijdelijke dienst is ongeveer 8% duurder dan een predikant die voor onbepaalde tijd aan de gemeente verboden is, omdat de predikant (in plaats van een wachtgeld achteraf) een toeslag krijgt voor de tijdelijkheid van het werk, zolang nog niet de AOW-leeftijd is bereikt. Op deze pagina is een rekenblad beschikbaar om het traktement en de kosten te berekenen. Een gemeente heeft wel voorafgaande toestemming nodig van het breed moderamen van de classicale vergadering om een tijdelijke dienst af te spreken. Bij het beroepen van een predikant in tijdelijke dienst zal, in samenspraak met het breed moderamen van de classicale vergadering, extra aandacht moeten worden besteed waarom tijdelijkheid nodig is. Daarnaast zal de gemeente aan moeten geven hoe lang de tijdelijke dienst moet duren en waarom. Een tijdelijke dienst duurt ten minste 2 jaar, maar kent geen kerkordelijk maximum. Een predikant in tijdelijke dienst is beroepen in een gemeente en maakt deel uit van de kerkenraad. 

Hoe een predikant beroepen wordt en op welke wijze u dat proces kan aangaan staat op de thema-pagina over het beroepingwerk. Op die pagina kunt u ook de gids voor het beroepingswerk downloaden. In die gids staat tevens een stappenplan opgenomen.

Stap 1: De vacature van predikant/geestelijk verzorger: overleg met de instelling 

De vacature voor een predikant of geestelijk verzorger in een instelling zal vaak door de instelling zelf worden geregeld. Het is mogelijk dat de kerkenraad al in een vroegtijdig proces wordt betrokken, maar vaak zal de kerkenraad pas betrokken worden als er al een kandidaat is. De kerkenraad treedt in overleg met de instelling (en als die al aanwezig is, ook met de begeleidingscommissie) en beproeft of het verlenen van een zending (bijzondere opdracht) op zijn plaats is en wat bijvoorbeeld de taakstelling van de predikant gaat worden. In dit eerste overleg kan ook al melding worden gemaakt van de vervolgstappen en de benodigde overeenkomst tussen kerkenraad en instelling.

Stap 2: Het besluit van de kerkenraad om tot een bijzondere opdracht te komen

Nadat het eerste contact is geweest met de instelling is het goed om als kerkenraad een besluit te nemen of de gemeente kan voorzien in de bijzondere opdracht. Daarbij kunnen veel overwegingen meespelen, zoals: past het in het beleid van de gemeente, is er draagvlak in de gemeente, passen de werkzaamheden die de predikant/geestelijk-verzorger gaat doen bij het ambt, is de eventuele kandidaat wel bevoegd, is er voldoende bestuurskracht om de begeleidingscommissie te vormen?

Bij het beroepen van een predikant met een bijzondere opdracht is het niet nodig om een verkiezing in de gemeente te houden of de gemeente op een andere wijze te betrekken (tenzij u dit in uw plaatselijke regeling heeft opgenomen).

Stap 3: Het (laten) toetsen van de werkzaamheden en bevoegdheden

Het oordeel dat de werkzaamheden passen bij het ambt van predikant(-geestelijk verzorger) moet de kerkenraad laten toetsen door of vanwege de kleine synode. 

In de vacature kan worden gevraagd naar een predikant of naar een predikant-geestelijk verzorger. Dit zijn verschillende functies met verschillende (vereiste) vooropleidingen. Tot predikant zijn beroepbaar beroepbare predikanten of proponenten van de kerk; tot predikant-geestelijk verzorgers zijn beroepbaar zij die daarvoor de specifieke opleiding hebben gehad en beroepbaar zijn. Pas na aanvullende opleiding of met ontheffing van de kleine synode kan een predikant als predikant-geestelijk verzorger worden beroepen, en een predikant-geestelijk verzorger als predikant. Ook een kerkelijk werker kan een bijzondere opdracht krijgen.

De kerkorde gaat ervan uit dat de predikant(-geestelijk verzorger) een arbeidsovereenkomst krijgt met de instelling. Wil de instelling en/of de predikant de aanstelling op een andere basis vormgeven (bijvoorbeeld op basis van een zzp-constructie)? Dan is het raadzaam contact op te nemen met de dienstenorganisatie.

Stap 4: Het instellen van een begeleidingscommissie

De kerkorde verplicht tot het instellen van een begeleidingscommissie. Het is mogelijk deze al in een eerder stadium in te stellen, of pas in een later stadium. Hoe eerder de begeleidingscommissie wordt betrokken, hoe meer (voorbereidende) werkzaamheden deze kan verrichten bij de beroeping. De kans is echter aanwezig dat een begeleidingscommissie aan het werk gaat en er in het proces blijkt dat de kerkenraad toch niet in staat is een bijzondere opdracht te verlenen; dan kunnen de leden van de begeleidingscommissie natuurlijk het idee hebben voor niks te zijn benoemd in de commissie. 

Voor de begeleidingscommissie is een model taakomschrijving beschikbaar.

Stap 5: Het sluiten van de overeenkomst met de instelling

De kerkorde verplicht de kerkenraad tot het sluiten van een overeenkomst met de instelling waarin geregeld wordt dat de kerkenraad verantwoordelijk is voor het ambtelijke deel (waaronder evt. kerkdiensten, maar ook het feit dat de kerk opzicht en tucht uitoefent over de predikant) en de instelling voor de rechtspositie en het salaris (waaronder dus ook bijv. schorsing, vakantie, etc).

Voor deze overeenkomsten zijn modellen beschikbaar afhankelijk van welke ambtelijke vergadering de predikant beroept (kerkenraad of classicale vergadering): 

a - modelovereenkomst tussen instelling en kerkenraad

b - modelovereenkomst tussen instelling en classicale vergadering  

Lees tevens de aandachtspunten bij deze regelingen:

a - aandachtspunten rondom de taken;

b - aandachtspunten voor de verdeling van verantwoordelijkheden tussen kerkenraad en instelling.

Stap 6: Toetsing door het breed moderamen van de classicale vergadering 

Als het een kerkenraad is die een predikant met bijzondere opdracht beroept, toetst het breed moderamen van de classicale vergadering of de (in stap 5) beschreven overeenkomst tussen kerkenraad en instelling (afdoende) is getroffen.

Voor deze beoordeling zijn aandachtspunten beschikbaar:

a - aandachtspunten rondom de taken;

b - aandachtspunten voor de verdeling van verantwoordelijkheden tussen kerkenraad en instelling.

Stap 7: De beroepingsbrief, de datum van bevestiging/verbintenis en de bevestigings-/verbintenisdienst

Als het breed moderamen van de classicale vergadering zich ervan heeft vergewist dat er een afdoende regeling tussen de kerkenraad en de instelling is gesloten, dan kan de beroeping plaatsvinden.

De kerkenraad stelt de predikant een beroepingsbrief ter hand (zie model hiervoor) waarin (nogmaals) duidelijk wordt gemaakt dat de rechtspositie van de predikant(-geestelijk verzorger) bij de instelling rust.

De kerkenraad en de predikant komen een datum overeen wanneer de bevestiging/verbintenis ingaat. Deze datum zal overeenkomen met de datum van de bevestigings-/verbintenisdienst.

De bevestigings-/verbintenisdienst vindt plaats in een gemeente waarbinnen de predikant(-geestelijk verzorger) werkzaam is. Het is ook mogelijk de kerkdienst te houden in de instelling.

Twee of meer gemeenten kunnen door samen te werken samen een predikant beroepen. Zij maken dan gebruik van een samenwerking zoals beschreven in ordinantie 2-7 en generale regeling 1.

Indien men het oneens is met een voorlopig besluit van de classispredikant, kan men bezwaar aantekenen bij het breed moderamen van de classicale vergadering. Dat kan het ingebrachte bezwaar wegen bij de binnen de termijn van twee maanden te nemen definitieve beslissing over het voorlopige besluit.

Tegen een definitieve beslissing van het breed moderamen van de classicale vergadering is - naast een verzoek om revisie door het breed moderamen - beroep mogelijk op het classicale college voor de behandeling van bezwaren en geschillen. Of dit college een bezwaar tegen de voorlopige maatregel behandelt zal er waarschijnlijk mede van afhangen hoe snel het moderamen het definitieve besluit neemt.

Tegen een besluit (en een verzuim om te handelen) kan bezwaar worden gemaakt (ord. 12-3-4). Voor een besluit, handeling of verzuim geldt dat deze pas vatbaar zijn voor bezwaar of beroep indien deze gericht zijn op het tot stand brengen van enig rechtsgevolg (GCBG 07/09).

Tevens is het mogelijk om tegen een verkiezingsprocedure in bezwaar te gaan nadat de verkiezing is geweest van de predikant, maar voordat deze de beroepingsbrief krijgt/het beroep aanvaardt (ord. 3-4) of nadat de verkiezing en aanvaarding van andere ambtsdragers is geweest (ord. 3-6).

Tegen een besluit (of een verzuim) van de kerkenraad kan een lid van de gemeente (of een kerkelijk lichaam) in bezwaar gaan. Het is ook mogelijk om revisie van een besluit te vragen.

De procedure rondom bezwaar staat stapsgewijs beschreven in dit document.

Het arbeidsveld van een kerkelijk werker is opgenomen in ordinantie 3-12. Daarin staat dat ‘een kerkelijk werker verricht arbeid in een gemeente, een classis, de evangelisch-lutherse gemeenten tezamen of in de kerk als geheel ten behoeve van de missionaire arbeid, het jeugd- en jongerenwerk, de vorming, de toerusting en de catechese, de pastorale arbeid, de diaconale arbeid, de gemeenteopbouw of waar de orde van de kerk dit aangeeft.’. Alleen in bijzondere omstandigheden kunnen kerkelijk werkers een preekconsent of zelfs sacramentsbevoegdheden krijgen (respectievelijk ordinantie 3-12-10 en 3-12-11).

Om aangesteld te kunnen worden als kerkelijk werker moet men een belijdend lidmaat van de Protestantse Kerk in Nederland zijn (ordinantie 3-12-1), met goed gevolg de opleiding Godsdienst/pastoraal werk en de 'Protestantse Kerk route' hebben doorlopen aan de Christelijke Hogeschool Ede of de Christelijke Hogeschool Windesheim en zijn ingeschreven (na een registergesprek) in het register voor kerkelijk werkers van de Protestantse Kerk in Nederland. Meer informatie over het traject om een kerkelijk werker te worden staat hier.

Predikanten of proponenten mogen niet als kerkelijk werker worden aangesteld. Een predikant mag op basis van een opdracht tot het verlenen van hulpdiensten wel tijdelijk werkzaamheden in de gemeente verrichten. Daarover leest u meer op deze pagina.

Binnen de kerk geldt natuurlijk het geheel van de kerkorde. Specifiek voor kerkelijk werkers zijn er in ordinantie 3-12 regels opgenomen die verder worden uitgewerkt in de Generale Regeling Kerkelijk Werkers. Omdat een kerkelijk werker op basis van een arbeidscontract werkzaam is, is ook de Generale Regeling Rechtspositie Medewerkers en haar uitvoeringsbepalingen (‘de arbeidsvoorwaardenregeling’) van toepassing. Een kerkelijk werker kan op basis van de Generale Regeling Permanente Educatie in aanmerking komen voor verplichte scholing.

Nee, een kerkelijk werker mag niet als ZZP’er aangesteld worden. Volgens artikel 5-2 van de Generale Regeling Kerkelijk Werkers heeft een kerkelijk werker een arbeidscontract.

Een kerkelijk werker mag in de regel niet voorgaan in erediensten. Alleen in het geval dat een kerkelijk werker preekconsent heeft ontvangen, mag een kerkelijk werker dat wel doen. Ook kan een kerkelijk werker voorgaan in bijzondere diensten. Deze bijzondere diensten moeten een bijzonder karakter hebben (denk aan een speciale jeugddienst). Het bijzondere karakter van de dienst mag er niet enkel uit bestaan dat de kerkelijk werker voorgaat.

Zie hier hoe een preekconsent kan worden aangevraagd:

Wat is de procedure om een preekconsent voor een kerkelijk werker aan te vragen of te verlengen?

1. De kerkelijk werker heeft een preekconsent in uw gemeente.
2. De kerkelijk werker is benoemd als kerkelijk werker-ouderling of kerkelijk werker-diaken in uw gemeente.
3. De kerkenraad vraagt de sacramentsbevoegdheden aan bij het breed moderamen van de classicale vergadering.
4. Het breed moderamen van de classicale vergadering toetst (volgens de generale regeling kerkelijk werkers) of de gemeente in ‘bijzondere omstandigheden’ verkeert. Hiervan is sprake als a) de gemeente niet genoeg financiële middelen heeft om een predikant voor ten minste een derde van de volledige werktijd te beroepen; b) kerkordelijke vormen van samenwerking, zoals de vorming van een combinatie- of streekgemeente, dan wel samenvoeging met een andere gemeente, niet toepasbaar zijn of er niet toe leiden dat alsnog een predikant kan worden beroepen; en c) de gemeente, al dan niet in samenwerking met andere gemeenten, in staat is om voor ten minste 36 maanden een kerkelijk werker voor ten minste een derde van de volledige werktijd aan te stellen.
5. Het breed moderamen van de classicale vergadering vraagt in haar beoordeling of er sprake is van bijzondere omstandigheden advies aan het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken (en in voorkomende gevallen van de evangelisch-lutherse synode).
6. De kerkelijk werker die sacramentsbevoegdheden heeft ontvangen ontvangt supervisie van een door het breed moderamen van de classicale vergadering aangewezen predikant.

Een kerkelijk werker kan op basis van zijn/haar hoedanigheid als kerkelijk werker worden bevestigd als ambtsdrager. Omdat een kerkelijk werker in meerdere gemeenten werkzaam kan zijn, kan hij/zij daarom ook in meerdere gemeenten (verschillende) ambten dragen.

Jaargesprekken en functioneringsgesprekken zijn twee verschillende concepten. De jaargesprekken zijn bedoeld als een gesprek van de kerkenraad, een functioneringsgesprek is bedoeld als een gesprek tussen een werkgever en een werknemer. Bij een kerkelijk werker kan het dus goed zijn dat er zowel een jaargesprek is en er daarnaast nog een functioneringsgesprek is.

Het jaargesprek is geregeld in ord. 4-8-6a en is alleen van toepassing op kerkelijk werkers die in het ambt bevestigd zijn. In de jaargesprekken reflecteert de kerkenraad namelijk op de kwaliteit van het werk van de kerkenraad in het geheel en van de betrokken ouderling/diaken-kerkelijk werker in het bijzonder. Ook het welbevinden van de betrokkenen komt aan de orde. De gelijkwaardigheid van de ambten bepaalt het karakter van de jaargesprekken. Een kerkelijk werker die in de bediening is gesteld kan natuurlijk ook een gesprek met de kerkenraad over de inhoud van zijn/haar werk hebben, maar dat heet dan officieel geen jaargesprek. Een jaargesprek is niet een functioneringsgesprek tussen werkgever en werknemer, maar een gesprek tussen ambtsdragers. De jaargesprekken worden gedaan door de kerkenraad (of een afvaardiging daaruit). De jaargesprekken worden verder behandeld in deze brochure.

Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen werkgever en werknemer. De werkgeverstaak van een kerkelijk werker wordt door het College van Kerkrentmeesters vervult als de kerkelijk werker in dienst is van de gemeente. Als de kerkelijk werker in dienst is van de diaconie dan is heeft het College van Diakenen de taak als werkgever. Bij een kerkelijk werker is het van belang dat in een functioneringsgesprek het jaargesprek niet over wordt gedaan. Het functioneringsgesprek gaat over de meer arbeidsrechtelijke en -voorwaardelijke vragen, bijvoorbeeld: of de werkzaamheden nog passen in het aantal uren dat de kerkelijk werker heeft.

Een kerkelijk werker die onder de voortgezette nascholing van de Permanente Educatie valt bespreekt ofwel in het jaargesprek, ofwel (indien van toepassing) in een functioneringsgesprek zijn/haar (voortgang in het) studieplan.

Een kerkelijk werker is altijd op basis van een arbeidscontract werkzaam en is derhalve altijd een kerkelijke medewerker. Een kerkelijk werker heeft voldaan aan alle eisen die de Generale Regeling kerkelijk werkers stelt en staat ingeschreven in het register van de kerkelijk werkers. Een kerkelijk medewerker kan ook een kerkmusicus of administrateur op een kerkelijk bureau zijn. Met andere woorden: een kerkelijk werker is altijd een kerkelijke medewerker, maar niet elke kerkelijke medewerker is een kerkelijk werker.

Een kerkelijk werker is een man of vrouw die als zodanig in een gemeente, classis, de evangelisch-lutherse synode of de kerk als geheel is aangesteld. Om aangesteld te kunnen worden als kerkelijk werker moet men een belijdend lidmaat van de Protestantse Kerk in Nederland zijn (ordinantie 3-12-1), met goed gevolg de hbo-opleiding Godsdienst Pastoraal Werk (vanaf september 2019: hbo theologie) en de 'Protestantse Kerk route' hebben doorlopen aan de Christelijke Hogeschool Ede of de Christelijke Hogeschool Windesheim en zijn ingeschreven (na een registergesprek) in het register voor kerkelijk werkers van de Protestantse Kerk in Nederland. Meer informatie over het traject om een kerkelijk werker te worden staat hier.

Een kerkenraad dient uit tenminste 1 predikant, 2 ouderlingen, 2 ouderlingen-kerkrentmeesters en 2 diakenen (dus uit tenminste 7 personen) te bestaan (ord. 4-6-3). 

Gemeenten besluiten zelf in hun plaatselijke regeling of zij een kerkenraad van 7 personen hebben of van meer. Als in de plaatselijke regeling is besloten om meer dan het minimum van 7 te gebruiken, dan moet een kerkenraad uit tenminste zoveel mensen bestaan.

Meer lezen over hoeveel mensen er in een kerkenraad dienen te zitten? Lees het verdiepingsartikel:

Uit hoeveel leden moet een kerkenraad minimaal bestaan?

6 mrt 2019

Voor de verkiezing van ouderlingen en diakenen zijn twee procedures beschikbaar: de ‘reguliere’ procedure en de ‘dubbeltallen’-procedure.  Beide procedures staan beschreven in ord. 3-6. 

In de plaatselijke regeling is voorzien in een ‘verkiezings-regeling’ (ord. 3-2). Daarin is opgenomen welke verkiezingsprocedure in de gemeente van toepassing is, hoe de verkiezingen in zijn werk gaan (bijvoorbeeld wie er stemgerechtigd zijn en of er per volmacht mag worden gestemd) en hoeveel ambtsdragers er (moeten) zijn. 

Daarnaast is er in een gemeente altijd een rooster van aftreden, afhankelijk van de ambtstermijn van de gekozen ambtsdragers.

In aparte vragen op deze pagina staan de stappenplannen voor verkiezingen bij beide procedures. Het verschil tussen de ‘reguliere’ procedure en de ‘dubbeltallen’-procedure staat hieronder kort aangegeven. De ‘reguliere’ procedure heet zo, omdat voor de ‘dubbeltal’-procedure de gemeente elke 6 jaar een mandaat moet geven.

De ‘reguliere’ procedure

In de ‘reguliere’ procedure
- kiest de gemeente uit de totaal beschikbare kandidaten voor een ambt de ambtsdragers (‘meeste stemmen gelden’);
- moet de kerkenraad personen met 10 of meer aanbevelingen op de kandidatenlijst plaatsen. De gemeente verkiest vervolgens de ambtsdragers op basis van de kandidatenlijst, tenzij er niet meer kandidaten zijn dan vacatures. In het laatste geval worden de kandidaten verkozen verklaard. 

De ‘dubbeltal’-procedure

In het dubbeltalsysteem
- kiest de gemeente per vacature uit twee personen, die daarvoor door de kerkenraad gekandideerd zijn; bij de verkiezing valt er per tweetal dus ook steeds één af;
- is de kerkenraad volkomen vrij om - na kennisgenomen te hebben van de aanbevelingen - zelf de kandidaten te stellen.
Voor de dubbeltal-procedure moet de gemeente elke 6 jaar kiezen, omdat in de dubbeltalprocedure de kerkenraad iets meer vrijheid heeft om de kandidatenlijst samen te stellen. De gemeenteleden kunnen namelijk wel afdwingen dat er een dubbeltal gesteld wordt (dus dat er een keuze komt), maar niet tussen wie de gemeente kan kiezen. Bij de ‘reguliere’ verkiezingsprocedure kunnen leden wel afdwingen dat iemand op de kandidatenlijst wordt geplaatst.

Stap 1: De gemeente wordt uitgenodigd om per ambt aanbevelingen te doen.

Aan het begin van de verkiezingsprocedure wint de kerkenraad aanbevelingen in bij de gemeente. De kerkenraad geeft daarbij aan voor welke ambten personen worden gezocht. Een aantal aandachtspunten:

• Indien de zittende ambtsdrager herkiesbaar is stelt de gemeente het wellicht op prijs daarover geïnformeerd te worden. Als de gemeente tevreden is over het functioneren kan men ervoor kiezen naast deze kandidaat geen aanbevelingen te doen.
• De ouderlingen-kerkrentmeester bekleden strikt genomen geen apart ambt (ze behoren volgens art. V-1 en 3 tot de ouderlingen). Toch is het gebruikelijk dat zij als zodanig worden verkozen. Het gaat nu eenmaal om een specifieke taak die om specifieke gaven en deskundigheden vraagt. De kerkenraad bepaalt de verkiezingslijst, het college van kerkrentmeesters kan –uiteraard- aanbevelingen doen.
• Het is niet noodzakelijk om de gemeente een lijst van verkiesbare personen te sturen, maar het mag wel (hoewel men zich wel rekenschap van de privacywetgeving moet geven). Het is in ieder geval aan te bevelen de gemeente te wijzen op welke categorieën van personen in aanmerking komen voor verkiezing. Belijdende leden van de (wijk)gemeente behoren daar in ieder geval toe, maar bijvoorbeeld ten aanzien van vrienden en gastleden kan de gemeente in haar plaatselijke regeling de verkiesbaarheid vastleggen. Doopleden kunnen worden verkozen, indien de kerkenraad bij het specifieke dooplid van mening is dat deze persoon (bij aanvaarding van het ambt) onder de belijdende leden kan worden geschaard. Het dooplid legt tijdens de bevestigingsdienst, voorafgaand aan de bevestiging in het ambt, de openbare belijdenis af. Dit gebeurt door de kandidaat-ambtsdrager de vraag te laten beantwoorden of deze de geloofsbelijdenis onderschrijft.
  
• De aanbevelingen worden schriftelijk en ondertekend ingediend bij de kerkenraad. Hoewel digitale aanbevelingen niet zijn verboden, zijn aanbevelingen via de digitale weg wel lastiger te duiden omdat de persoonlijke ondertekening vaak ontbreekt. Een foto of scan van een ondertekend formulier is wel mogelijk.

Stap 2: Het opstellen van de kieslijst.

Na het inwinnen van de aanbevelingen gaat de kerkenraad over tot de kandidaatstelling (ord. 3-6-2). Daarbij geldt:

a) De kerkenraad is verplicht personen, die door meer dan 10 gemeenteleden zijn aanbevolen, kandidaat te stellen.

b) Daarnaast kan de kerkenraad andere personen (met minder dan 10 aanbevelingen en eigen kandidaten van de kerkenraad) kandidaat stellen.

Het is denkbaar dat de kerkenraad ongelukkig is met de personen die zij verplicht op de kieslijst moet plaatsen. Bijvoorbeeld omdat zij (en de gemeenteleden niet) op de hoogte is van tuchtwaardig gedrag. Het is niet de bevoegdheid van de kerkenraad de persoon van de kieslijst af te halen. Wel kan de kerkenraad in gesprek met de kandidaat over de wenselijkheid van het aanvaarden van het ambt. Mochten partijen het erover eens zijn dat aanvaarding van een eventuele verkiezing van de desbetreffende persoon wellicht niet gewenst is, dan kan iemand bijvoorbeeld op de verkiezingsbijeenkomst aangeven dat hij/zij niet voornemens is zijn/haar verkiezing te aanvaarden.

Stap 3: De verkiezing (tenzij ….)

Na het opstellen van de kieslijst organiseert de kerkenraad de verkiezingen. 

Als er niet meer kandidaten zijn dan vacatures, hoeft er geen verkiezing plaats te vinden. De kerkenraad mag in die gevallen de kandidaten verkozen verklaren.

Als er wel verkiezingen worden gehouden geldt het volgende:

• Men kan kiezen voor een stembusverkiezing of verkiezing op een gemeenteavond. Stemmen over personen geschiedt schriftelijk (ord. 4-5-3). Wellicht staat in de plaatselijke regeling beschreven op wat voor een manier de verkiezingen worden gehouden. In elk geval moet worden gewaarborgd dat elk stemgerechtigd lid maar één keer mag stemmen.
• Als dat in de plaatselijke regeling is vastgelegd, mogen gemeenteleden - bij ambtsdragersverkiezingen door de gemeente - wel gebruikmaken van volmachten. Een persoon mag maximaal 2 volmachten hebben. (ord. 3-2)
• Blanco stemmen tellen niet mee.
• De standaard-verkiezingsregeling is:
  a) Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen:
  - diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en
  - die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald.
  b) Heeft geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald? Dan vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden.
  c) Staken de stemmen? Dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen dan weer? Dan beslist het lot.

Stap 4: Aanvaarding/bedanken

Na zijn verkiezing moet een kandidaat binnen een week nadat hij/zij weet dat hij/zij is verkozen laten weten of hij/zij de verkiezing aanvaardt. 

Stap 5: Bezwaren

Ord. 3-6-7 spreekt over de bekendmaking van de namen. Na die bekendmaking is het mogelijk om bezwaren in te dienen. Het gaat daarbij om de bekendmaking van degenen, die hun verkiezing hebben aanvaard. Bezwaar is dus niet mogelijk vóór aanvaarding of bekendmaking.

Bezwaren tegen gekozen ambtsdragers kunnen de verkiezingsprocedure betreffen, of de persoon van de betrokkene. Deze laatste worden ook wel genoemd ‘bezwaren tegen leer en leven’. Bezwaren dienen uiterlijk vijf dagen na de bekendmaking schriftelijk en ondertekend bij de kerkenraad te worden ingediend. Bij herverkiezing is alleen bezwaar tegen de procedure mogelijk, niet tegen ‘leer en leven’ van de betreffende ambtsdrager.

Het bezwaarschrift moet binnen veertien dagen doorgezonden worden, tenzij de kerkenraad het bezwaar weet weg te nemen. Dit betekent dat de kerkenraad tot de dertiende dag mag wachten met doorzenden (er wordt niet gesproken over ‘onverwijlde’ doorzending). In die periode mag de kerkenraad proberen bezwaarde te overtuigen.

Indien bezwaarde de klacht intrekt –en daartoe is opnieuw een schriftelijk stuk nodig (een briefje aan de kerkenraad)- is er geen klacht meer en hoeft er niets meer doorgezonden te worden. Indien bezwaarde niet intrekt zal de kerkenraad uiterlijk op de dertiende dag het bezwaarschrift moeten doorzenden.

Als de kerkenraad het bezwaarschrift al eerder heeft doorgestuurd – om wat voor reden dan ook- zal het bericht, dat bezwaarde het bezwaarschrift intrekt ook aan het regionaal college (bezwaren en geschillen c.q. opzicht) kenbaar gemaakt moeten worden door middel van een schriftelijk bericht van bezwaarde.

Anders dan bij andere bezwaren, schort het bezwaar van 3-6-7 de ambtsdragerprocedure op. Men kan dus niet lopende het bezwaar de kandidaat bevestigen of verbinden.

Stap 6: Bevestiging/verbintenis

De ordinantietekst (ord. 3-6-9) maakt onderscheid tussen personen, die voor de eerste maal tot ambtsdrager zijn verkozen en personen, die aansluitend zijn herkozen.

De eersten worden bevestigd als ambtsdrager, dit kan onder handoplegging geschieden; voor de laatsten geldt de term ‘verbintenis’.

In het Dienstboek wordt -in het formulier voor de bevestiging van ambtsdragers- over de laatsten gesproken als over ambtsdragers die hun dienst voortzetten of hervatten, en die reeds ‘eenmaal in het ambt in deze gemeente zijn bevestigd’. Zij krijgen na hun gelofte een handdruk.

Stap 1: De gemeente wordt uitgenodigd om per ambt aanbevelingen te doen.

Aan het begin van de verkiezingsprocedure wint de kerkenraad aanbevelingen in bij de gemeente. De kerkenraad geeft daarbij aan voor welke vacatures (vacature broeder X) personen worden gezocht. Een aantal aandachtspunten:

• Indien de zittende ambtsdrager herkiesbaar is stelt de gemeente het wellicht op prijs daarover geïnformeerd te worden. Als de gemeente tevreden is over het functioneren kan men ervoor kiezen naast deze kandidaat geen aanbevelingen te doen.
• De ouderlingen-kerkrentmeester bekleden strikt genomen geen apart ambt (ze behoren volgens art. V-1 en 3 tot de ouderlingen). Toch is het gebruikelijk dat zij als zodanig worden verkozen. Het gaat nu eenmaal om een specifieke taak die om specifieke gaven en deskundigheden vraagt. De kerkenraad bepaalt de verkiezingslijst, het college van kerkrentmeesters kan –uiteraard- aanbevelingen doen.
• Het is niet noodzakelijk om de gemeente een lijst van verkiesbare personen te sturen, maar het mag wel (hoewel men zich wel rekenschap van de privacywetgeving moet geven). Het is in ieder geval aan te bevelen de gemeente te wijzen op welke categorieën van personen in aanmerking komen voor verkiezing. Belijdende leden van de (wijk)gemeente behoren daar in ieder geval toe, maar bijvoorbeeld ten aanzien van vrienden en gastleden kan de gemeente in haar plaatselijke regeling de verkiesbaarheid vastleggen. Doopleden kunnen worden verkozen, indien de kerkenraad bij het specifieke dooplid van mening is dat deze persoon (bij aanvaarding van het ambt) onder de belijdende leden kan worden geschaard. Het dooplid zal door het ambt te aanvaarden daarmee een soort van belijdenis afleggen.

Stap 2: Het opstellen van de kieslijst/dubbeltallen

Bij het dubbeltalsysteem geldt, dat de kerkenraad nooit verplicht is een door de gemeente aanbevolen kandidaat op de kieslijst te plaatsen (op het dubbeltal te stellen). 

Als de gemeente vijf aanbevelingen voor een persoon doet, dan is de kerkenraad verplicht is een dubbeltal te stellen. De kerkenraad is echter vrij te bepalen welke personen op het dubbeltal worden gezet.

Stap 3: De verkiezing (tenzij ….)

Na het opstellen van de kieslijst/dubbeltallen organiseert de kerkenraad de verkiezingen. 

Als er niet meer dan vijf aanbevelingen vanuit de gemeente zijn binnengekomen, dan is de kerkenraad niet verplicht een dubbeltal te stellen. De kerkenraad mag in die gevallen de kandidaten verkozen verklaren.

Als er wel verkiezingen worden gehouden geldt het volgende:

• Men kan kiezen voor een stembusverkiezing of verkiezing op een gemeenteavond. Stemmen over personen geschiedt schriftelijk (ord. 4-5-3). Wellicht staat in de plaatselijke regeling beschreven op wat voor een manier de verkiezingen worden gehouden. In elk geval moet worden gewaarborgd dat elk stemgerechtigd lid maar één keer mag stemmen.
• Als dat in de plaatselijke regeling is vastgelegd, mogen gemeenteleden - bij ambtsdragersverkiezingen door de gemeente - wel gebruikmaken van volmachten. Een persoon mag maximaal 2 volmachten hebben. (ord. 3-2)
• Blanco stemmen tellen niet mee.
• De standaard-verkiezingsregeling is:
  a) Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen:
  - diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en
  - die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald.
  b) Heeft geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald? Dan vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden.
  c) Staken de stemmen? Dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen dan weer? Dan beslist het lot.

Stap 4: Aanvaarding/bedanken

Na zijn verkiezing moet een kandidaat binnen een week nadat hij/zij weet dat hij/zij is verkozen laten weten of hij/zij de verkiezing aanvaardt. 

Stap 5: Bezwaren

Ord. 3-6-7 spreekt over de bekendmaking van de namen. Na die bekendmaking is het mogelijk om bezwaren in te dienen. Het gaat daarbij om de bekendmaking van degenen, die hun verkiezing hebben aanvaard. Bezwaar is dus niet mogelijk vóór aanvaarding of bekendmaking.

Bezwaren tegen gekozen ambtsdragers kunnen de verkiezingsprocedure betreffen, of de persoon van de betrokkene. Deze laatste worden ook wel genoemd ‘bezwaren tegen leer en leven’. Bezwaren dienen uiterlijk vijf dagen na de bekendmaking schriftelijk en ondertekend bij de kerkenraad te worden ingediend.

Het bezwaarschrift moet binnen veertien dagen doorgezonden worden, tenzij de kerkenraad het bezwaar weet weg te nemen. Dit betekent dat de kerkenraad tot de dertiende dag mag wachten met doorzenden (er wordt niet gesproken over ‘onverwijlde’ doorzending). In die periode mag de kerkenraad proberen bezwaarde te overtuigen.

Indien bezwaarde de klacht intrekt –en daartoe is opnieuw een schriftelijk stuk nodig (een briefje aan de kerkenraad)- is er geen klacht meer en hoeft er niets meer doorgezonden te worden.

Indien bezwaarde niet intrekt zal de kerkenraad uiterlijk op de dertiende dag het bezwaarschrift moeten doorzenden.

Als de kerkenraad het bezwaarschrift al eerder heeft doorgestuurd – om wat voor reden dan ook- zal het bericht, dat bezwaarde het bezwaarschrift intrekt ook aan het regionaal college (bezwaren en geschillen c.q. opzicht) kenbaar gemaakt moeten worden door middel van een schriftelijk bericht van bezwaarde.

Anders dan bij andere bezwaren, schort het bezwaar van 3-6-7 de ambtsdragerprocedure op. Men kan dus niet lopende het bezwaar de kandidaat bevestigen of verbinden.

Stap 6: Bevestiging/verbintenis

De ordinantietekst (ord. 3-6-9) maakt onderscheid tussen personen, die voor de eerste maal tot ambtsdrager zijn verkozen en personen, die aansluitend zijn herkozen. De eersten worden bevestigd als ambtsdrager, dit kan onder handoplegging geschieden; voor de laatsten geldt de term ‘verbintenis’.

In het Dienstboek wordt -in het formulier voor de bevestiging van ambtsdragers- over de laatsten gesproken als over ambtsdragers die hun dienst voortzetten of hervatten, en die reeds ‘eenmaal in het ambt in deze gemeente zijn bevestigd’. Zij krijgen na hun gelofte een handdruk.

Het bestuur van de gemeente is opgedragen aan de kerkenraad. In de kerkenraad zitten alle ambtsdragers van de gemeente. Alle ambten moeten vertegenwoordigd zijn: ouderling, diaken en predikant. De ambtsdragers geven gezamenlijk leiding aan de gemeente en de ambten zijn gelijkwaardig aan elkaar. Ambtsdragers worden (in de regel) door de gemeente verkozen. Voor ouderlingen en diakenen geldt een andere procedure dan voor predikanten. Er geldt een minimale ambtstermijn van 2 jaar voor ambtsdragers om continuïteit in de gemeente te waarborgen.

De kerkenraad gaat over het algemene beleid in de gemeente en stelt de jaarrekening en de begroting vast. 

De zorg voor de vermogensrechtelijke zaken is toevertrouwd aan het college van kerkrentmeesters. In het college van kerkrentmeesters zitten ouderlingen-kerkrentmeesters die ook in de kerkenraad zitten, aangevuld met kerkrentmeesters die geen ambtsdrager zijn (en niet in de kerkenraad zitten).

De diaconie wordt bestuurd door het college van diakenen. Dit is een aparte rechtspersoon van de gemeente om te zorgen dat de gelden die door de gemeente zijn ingezameld voor de ‘zorg voor de wereld’ niet gebruikt worden voor de gemeente zelf. In het college van diakenen zitten de diakenen die ook in de kerkenraad zitten, aangevuld met diaconaal rentmeesters.

Ouderlingen hebben samen met de predikant specifiek de taak om het pastoraat en de herderlijke zorg in de gemeente vorm te geven. Diakenen richten zich speciaal op de zorg voor de wereld en helpen bij de viering van het avondmaal.

De kerkenraad kan op verschillende manieren haar werk doen. Sowieso is er een moderamen (een dagelijks bestuur) die de agenda van de kerkenraad en administratieve zaken afhandelt (ord. 4-8-2 en 3). De kerkenraad kan daarnaast werken door het instellen van een kleine kerkenraad (die bepaalde zaken afhandelt, terwijl de grote kerkenraad maar een paar keer per jaar samenkomt om het grote beleid te bespreken) (ord. 4-9). Ook kan de kerkenraad werken met werkgroepen. In de werkgroepen zitten dan ten minste één ambtsdrager samen met gemeenteleden. Werkgroepen kunnen dan het beleid bepalen, terwijl de kerkenraad uiteindelijk verantwoordelijk is (ord. 4-9). De kerkenraad kan ook commissies instellen. Die hebben iets minder bevoegdheden dan de werkgroepen (ord. 4-8-4).

In grotere gemeenten worden ook wel wijkgemeenten opgericht (ord. 2-4-7 ev). Vaak in gemeenten waar meerdere predikanten beroepen zijn. Wijkgemeenten hebben voor de inhoudelijke zaken hun eigen wijkkerkenraad (ord. 4-6-2). Voor het algemene beleid en de financiën is er een algemene kerkenraad (ord. 4-7-2). In een gemeente met wijkgemeenten is er op centraal niveau het college van kerkrentmeesters en de diaconie/het college van diakenen (ord. 11-3).

In een kerkenraad zitten alle ambtsdragers van een gemeente. In een kerkenraad zitten ten minste 1 predikant, 2 ouderlingen, 2 ouderlingen-kerkrentmeesters en 2 diakenen (ord. 4-6-3). 

Gemeenten besluiten zelf in hun plaatselijke regeling of zij een kerkenraad van 7 personen hebben of van meer. Als in de plaatselijke regeling is besloten om meer dan het minimum van 7 te gebruiken, dan moet een kerkenraad uit ten minste zoveel mensen bestaan.

Mensen die geen ambtsdrager zijn in de gemeente zitten niet in de kerkenraad. In bepaalde gevallen kunnen bepaalde mensen worden uitgenodigd als vaste adviseur van de kerkenraad, maar de kerkenraad kan ook per geval mensen uitnodigen als adviseur. De kerkenraad besluit zelf in een wijze van werken over het bijeenroepen van zijn vergaderingen, de agendering, de openbaarmaking van zijn besluiten, de toelating van niet-leden van de kerkenraad tot zijn vergaderingen en het beheer van zijn archieven (ord. 4-8-7).

Meer lezen over hoeveel mensen er in een kerkenraad dienen te zitten? Lees het verdiepingsartikel:

Uit hoeveel leden moet een kerkenraad minimaal bestaan?

6 mrt 2019

Het is afhankelijk van wat plaatselijk is afgesproken in hoeverre de vergaderingen en stukken van de kerkenraad openbaar zijn. De kerkenraad besluit zelf in een wijze van werken over de openbaarmaking van zijn besluiten en de toelating van niet-leden van de kerkenraad tot zijn vergaderingen en het beheer van zijn archieven (ord. 4-8-7).

Plaatselijk kan men bijvoorbeeld afspreken per agendapunt te bepalen of het openbaar wordt behandeld of standaard in een vergadering een gesloten (comité)gedeelte te hebben en (vanaf een bepaalde tijd) een openbaar gedeelte. Men kan besluiten om bepaalde besluiten integraal en andere besluiten slechts beschrijvend aan de gemeente kenbaar te maken.

Bij het vaststellen van de wijze van werken heeft de kerkenraad te maken met de kerkelijke geheimhouding (ord. 4-5) en met bijvoorbeeld de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Om een besluit te nemen moet de helft van het aantal leden van de betreffende vergadering aanwezig zijn, met een minimum van 3 personen. Dat heet het quorum. Is het quorum niet aanwezig? Dan mag op een volgende vergadering, die ten minste twee weken later is, het besluit ook worden genomen als er minder dan de helft van het aantal leden aanwezig is. Op die tweede vergadering moeten alsnog wel meer dan 3 personen aanwezig zijn.

Als er een vacature is voor een ambtsdrager of een lid, dan telt men de vacature mee in de berekening van het quorum.

De kerkorde schrijft voor dat besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparige stemmen genomen worden. Als blijkt dat eenparigheid niet bereikbaar is, dan wordt besloten met meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij blanco stemmen niet meetellen.

Deze regels staan in ordinantie 4-5.

Staken de stemmen in de kerkenraad (dat wil zeggen dat zowel de voorstanders als de tegenstanders van het besluit geen meerderheid hebben)? Dan vindt herstemming plaats. Dat kan direct, maar ook in een volgende vergadering (na eventueel nieuw overleg).

Staken de stemmen dan weer? Dan is het voorstel (in de kerkenraad) verworpen.

Ja, een kerkenraad mag een gekwalificeerde meerderheid voorschrijven als die niet in de kerkorde staat. Dit is in lijn met de Nieuwe Toelichting op de kerkorde (p. 118) en de uitspraak van het RCBG Utrecht van 22 september 2012 (nummer 042).

De kerkorde schrijft voor dat besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparige stemmen worden genomen. Blijkt eenparigheid niet mogelijk, dan worden besluiten genomen met een gewone meerderheid (de helft + 1) (ord. 4-5). In sommige gevallen staat er in de kerkorde zelf een gekwalificeerde meerderheid (bijvoorbeeld in ord. 3-4-7), dan gaat die specifieke regeling voor op de regeling van ord. 4-5. 

De kerkenraad kan vooraf besluiten (in principe met een gewone meerderheid) dat er voor een bepaald onderwerp/besluit een gekwalificeerde meerderheid moet zijn. Het past overigens terughoudend te zijn in deze zaken: het voorschrijven van een gekwalificeerde meerderheid kan toekomstige besluitvorming bemoeilijken.

Nee, een kerkenraad mag in principe niet via e-mail (of digitale weg) besluiten nemen. De kerkorde schrijft voor dat besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparige stemmen worden genomen (ord. 4-5). Gemeenschappelijk overleg is onvoldoende mogelijk bij besluitvorming via e-mail (of digitale weg).

Als gemeenschappelijk overleg wel mogelijk is via de digitale weg, dan is het toegestaan. Denk hierbij aan bijvoorbeeld vergaderingen van kleinere groepen zoals het moderamen van de kerkenraad. De kerkorde voorziet in het afhandelen van tussentijdse (spoedeisende) zaken door het moderamen (ord. 4-8-3). Er kan dus altijd (ook op afstand) besluitvorming plaatsvinden als dat nodig is. Er is niets op tegen dat het moderamen daarbij de mening van de kerkenraadsleden (via digitale weg) peilt.

Nee, in een kerkenraad mag niet met volmachten worden gewerkt. De kerkorde schrijft voor dat besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparige stemmen worden genomen. Blijkt dat eenparigheid niet bereikbaar is, dan wordt er besloten met meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij blanco stemmen niet meetellen (ord. 4-5).

Gemeenschappelijk overleg is niet mogelijk als iemand niet aanwezig is en zich door middel van een volmacht laat vertegenwoordigen.

Als dat in de plaatselijke regeling is vastgelegd, mogen gemeenteleden - bij ambtsdragersverkiezingen door de gemeente - wel gebruikmaken van volmachten. Een persoon mag maximaal 2 volmachten hebben (ord. 3-2).

In het college van diakenen zitten alle diakenen samen met de diaconaal-rentmeesters. Een college bestaat uit ten minste drie leden, waaronder ten minste twee ambtsdragers.

Indien het college minder dan drie leden telt, overleggen de kerkenraad en het breed moderamen van de classicale vergadering op welke wijze de taken van het college worden verricht, naar regels bij generale regeling gesteld.

Diaconaal-rentmeesters zijn leden van het college van diakenen die geen ambtsdrager zijn. De diaconaal-rentmeesters worden door de kerkenraad benoemd uit degenen die tot de gemeenschap van de gemeente behoren. Diaconaal-rentmeesters kunnen dus (doop- en belijdende) leden, gastleden of vrienden zijn. 

De namen voor diaconaal-rentmeesters worden voorgedragen aan de gemeente om haar goedkeuring te verkrijgen.

Diaconaal-rentmeesters kunnen in de gemeente niet tegelijkertijd een ambt dragen en kunnen evenmin tegelijkertijd kerkrentmeester en diaconaal-rentmeester zijn.

In het college van kerkrentmeesters zitten alle ouderling-kerkrentmeesters samen met de kerkrentmeesters (niet ouderlingen). Een college bestaat uit ten minste drie leden, waaronder ten minste twee ambtsdragers.

Indien het college minder dan drie leden telt, overleggen de kerkenraad en het breed moderamen van classicale vergadering op welke wijze de taken van het college worden verricht, naar regels bij generale regeling gesteld.

De kerkorde verbiedt niet dat familieleden in de kerkenraad zitten. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om daar met wijsheid mee om te gaan. Voorkomen moet worden dat de bevoegdheden in een gemeente berusten bij (de leden van) slechts enkele families.

Iemand mag maximaal 12 jaar aaneengesloten ambtsdrager zijn. Een ambtsdrager wordt benoemd voor een termijn van ten minste 2 jaar. Normaal duurt een ambtsperiode 4 jaar. Bij herverkiezing na de eerste periode is een ambtsdrager direct herkiesbaar voor een periode tussen de twee en vier jaar, totdat iemand 12 jaar aaneengesloten ambtsdrager is geweest. Nadat iemand 11 maanden geen ambtsdrager is geweest in een gemeente (de ambtsvrije periode), start de termijn opnieuw.

De regels voor de ambtstermijn zijn opgenomen om te voorkomen dat de gemeente telkens maar dezelfde leiding heeft en om de ambtsdragers die een taak hebben gedaan ook de ruimte te geven hun taak weer af te leggen. Indien het niet lukt nieuwe ambtsdragers te vinden en de ambtstermijnen (dreigen) te worden overschreden, is het advies om contact op te nemen met de classis om met elkaar te zoeken naar een oplossing.

Er zijn twee bijzondere situaties:

1. de ambtsdrager is afgevaardigd naar de classis en/of synode

Als een ambtsdrager is afgevaardigd in een meerdere vergadering (naar de classis en/of synode), dan mag de termijn van de ambtsdrager worden verlengd tot het einde van de termijn waarin de ambtsdrager bij de meerdere vergadering is benoemd.

2. als er geen opvolger is

Als in een gemeente het niet mogelijk is een vervanger voor de ambtsdrager te vinden, maar de ambtsdrager al aan de maximale termijn van 12 jaar zit, mag de ambtsdrager nog maximaal 6 maanden na het verloop van de termijn zitting blijven houden in de kerkenraad. De ambtsvrije periode van 11 maanden begint te lopen bij het formele aflopen van de termijn. Dat betekent dus dat na de 6 extra maanden omdat er geen vervanging is, de (afscheidnemende) ambtsdrager nog 5 maanden ambtsvrije periode heeft te gaan voordat de persoon weer benoemd/verkozen kan worden.

Download hier de belangrijkste wijzigingen in de kerkorde per 1 mei 2018, waar gemeenten mee te maken krijgen.

Bekijk ook de serie artikelen over de kerkorde. Deze serie geschreven door dr Leo Koffeman, emeritus hoogleraar kerkrecht van de PThU en ds. Lieuwe Giethoorn, projectleider van Kerk 2025.

In de kerkorde zijn verschillende regels opgenomen over het avondmaal met betrekking tot wanneer het gevierd wordt, door wie het avondmaal wordt geleid en wie er aan het avondmaal mogen. Deze regels staan in artikel IX van de kerkorde en in ordinantie 7.

In de Protestantse Kerk in Nederland mogen de volgende personen in principe aan het avondmaal:

• de belijdende leden van de gemeente;
• de doopleden van de gemeente (indien de kerkenraad, na beraad in de gemeente hiertoe heeft besloten);
• de belijdende (en indien dat voor de eigen gemeenteleden ook zo is, doop-)leden van andere gemeenten uit de Protestantse Kerk (en/of geassocieerde kerken);
• de leden van andere kerken, voor zover zij in hun eigen kerk ook aan het avondmaal gaan.

Anderen die in een gemeente aan het avondmaal willen, spreken hierover vooraf met de kerkenraad. De kerkenraad zal dan van geval tot geval, met oog voor bijzondere persoonlijke omstandigheden en op grond van pastorale overwegingen een beslissing nemen. (Zie CCBG Zuid-Holland 2019-222 en Prof. Dr J. Muis in ‘De maaltijd van de Heer.)

Het is de bedoeling van de kerkorde dat er in een kerkdienst ten minste één ouderling en één diaken aanwezig zijn. Dat blijkt uit ord. 3-10-1 (voor ouderlingen) en ord. 3-11-1 (voor diakenen). Dezelfde conclusie kan ook verbonden worden aan artikel V lid 3 van de kerkorde, terwijl ord. 5-1-5 spreekt over de ambtelijke aanwezigheid van leden (meervoud) van de kerkenraad in een kerkdienst.

Het feit echter, dat ord. 5-1-5 in het algemeen spreekt over leden, en niet over ‘ten minste één ouderling en één diaken’ geeft ruimte voor de uitleg, dat indien er in bijzondere gevallen niet voldoende ambtsdragers beschikbaar zijn (zoals bij rouw- en trouwdiensten) het mogelijk is te volstaan met één ambtsdrager naast de voorganger.

Wie er lid zijn van de kerk/een gemeente is afhankelijk van de situatie. De kerkorde kent verschillende vormen van ‘lidmaatschap’ van de kerk. De kerkorde kent als leden ‘doopleden’ en ‘belijdende leden’. ‘Gastleden’ zijn lid van een ander kerkgenootschap en kunnen onder voorwaarden meeleven in de gemeente als ware zij ‘gewone’ leden. Daarnaast kent de kerkorde nog enkele andere vormen van verbondenheid met de kerk, namelijk: niet-gedoopte kinderen van doopleden en vrienden.

Het lidmaatschap is verbonden aan een plaatselijke gemeente. Iemand kan niet lid worden van de landelijke kerk alleen. Iemand is lid van de landelijke kerk omdat men lid is van een gemeente. Alleen in uitzonderlijke gevallen, als bijvoorbeeld de gemeente waarvan iemand lid was is opgeheven, kan men lid zijn van de landelijke kerk zonder lid te zijn van een plaatselijke gemeente.

Vrienden behoren tot de gemeenschap van de gemeente. Het zijn mensen die zich bij de gemeente hebben aangemeld om vriend te worden en als zodanig door de gemeente zijn opgenomen. Vroeger noemden we deze categorie ook wel ‘blijkgevers (van verbondenheid)’. Vrienden kunnen lid zijn van een andere gemeente van de Protestantse Kerk in Nederland, van een ander kerkgenootschap, maar kunnen ook helemaal geen (andere) kerkelijke band hebben. 

Om vriend te worden stelt de kerkorde enkel de eisen dat: a) iemand aangeeft vriend te willen worden (‘blijk geeft van verbondenheid’) en b) dat de gemeente iemand als zodanig op heeft genomen. De gemeente neemt een bepaalde pastorale verantwoordelijkheid op voor de vrienden.

Vrienden worden als zodanig geregistreerd in de ledenadministratie.

In een gemeente kunnen vrienden verschillende rechten hebben. Welke rechten vrienden hebben is afhankelijk van de vriend en van wat de gemeente hierover heeft besloten. In onderstaand schema worden de meest in het oog springende rechten en de voorwaarden daarvoor opgesomd.

Gastleden zijn leden van een ander kerkgenootschap, die naast het lidmaatschap bij dat kerkgenootschap, ook (gast)lid zijn van een gemeente van de Protestantse Kerk in Nederland. Gastlidmaatschap wordt door de kerkenraad verleend nadat zij een gesprek heeft gehad met de betrokkene en zich heeft verstaan met de eigen gemeente van de betrokkene. Binnen 30 dagen na verlening van het gastlidmaatschap kunnen leden van de gemeente tegen dat besluit bezwaar maken.

Gastlid kan men alleen onder bepaalde omstandigheden worden. Deze zijn geregeld in ord. 2-2-1 en gr. 3 (gastlidmaatschap).

Om in aanmerking te komen gastlid te worden dient men afkomstig te zijn uit een van de volgende kerkgenootschappen:

• de Bond van Vrije Evangelische gemeenten;
• de Gereja Kristen Indonesia Nederland;
• de Presbyterian Church of Ghana;
• de Evangelische Broedergemeente;
• de Remonstrantse Broederschap;
• het Genootschap van Vrienden (de Quakers);
• de Christelijke Gereformeerde Kerken;
• de Gereformeerde Gemeenten;
• de (Vrijgemaakt) Gereformeerde Kerken;
• de Unie van Baptisten-gemeenten;
• een van de lidkerken van de Raad van Kerken in Nederland;
• de partnerkerk(en) in een oecumenische gemeente.

Daarnaast dient men op een zodanige afstand wonen van hun eigen kerk dat geregelde deelname aan de eredienst en aan het kerkelijk leven daar voor hen niet wel mogelijk is en/of door huwelijk of een andere levensverbintenis met een lid van de betrokken gemeente van de Protestantse Kerk in Nederland verbonden zijn. Deze voorwaarden gelden niet voor doopleden van: 

• de Evangelische Broedergemeente;
• de Bond van Vrije Evangelische Gemeenten;
• de Remonstrantse Broederschap;
• het Genootschap van Vrienden (de zgn. Quakers).

Die doopleden kunnen zonder meer gastlid worden.

Gastleden worden in veel gevallen hetzelfde behandeld als (eigen) leden van de gemeente. 

Gastleden hebben niet het recht om mee te doen aan ambtsdragersverkiezingen (niet het recht om te stemmen en niet het recht om verkozen te worden. Alleen als de kerkenraad het recht heeft verleend aan gastleden (gr. 3-6-4) of als het gastlid komt uit de Bond van Vrije Evangelische Gemeenten, de Gereja Kristen Indonesia Nederland of de Presbyterian Church of Ghana mag het gastlid wel meedoen aan de verkiezingen.

Het is vanuit de kerkorde niet verplicht een begraafboek bij te houden. Het mag wel; de gemeente moet dan zelf keuzes maken op welke wijze zij verschillende zaken registreert. Op overleden personen is de AVG niet van toepassing.

Een gemeente die een begraafplaats heeft, dient natuurlijk wel (wettelijk) voorgeschreven administratie bij te houden. 

Het bijhouden van een trouwboek is facultatief (ord. 5-3-7). Als er een trouwboek is, heeft het college van kerkrentmeesters de zorg voor het bijhouden en bewaren van het trouwboek (ord. 11-2-7 en 3-10-2).

Het is aan te bevelen om gebruik te maken van een fysiek trouwboek: de gegevens blijven dan goed bewaard, terwijl (indien men de huwelijksinzegeningen chronologisch opneemt) de AVG buiten toepassing blijft omdat het boek niet structureel doorzoekbaar is. Daarnaast wordt de kerkelijke status van een lid bijgehouden in de ledenregistratie.

Het bijhouden van een belijdenisboek is verplicht (ord. 9-5-8). Het college van kerkrentmeesters heeft de zorg voor het bijhouden en bewaren van het belijdenisboek (ord. 11-2-7 en 3-10-2). De kerkenraad draagt er zorg voor dat de namen van hen die in de gemeente zijn en belijdenis hebben gedaan, in het belijdenisboek van de gemeente worden ingeschreven.

Het is aan te bevelen om gebruik te maken van een fysiek belijdenisboek: de gegevens blijven dan goed bewaard, terwijl (indien men de belijdenis chronologisch opneemt) de AVG buiten toepassing blijft omdat het boek niet structureel doorzoekbaar is. Daarnaast wordt de kerkelijke status van een lid bijgehouden in de ledenregistratie.

Het bijhouden van een doopboek is verplicht (ord. 6-4-1). Het college van kerkrentmeesters heeft de zorg voor het bijhouden en bewaren van het doopboek (ord. 11-2-7 en 3-10-2). Het doopboek valt onder de verantwoordelijkheid van de kerkenraad (ord. 6-4-1). De kerkenraad draagt er zorg voor dat de namen van hen die in de gemeente zijn gedoopt, in het doopboek van de gemeente worden ingeschreven.

Het is aan te bevelen om gebruik te maken van een fysiek doopboek: de gegevens blijven dan goed bewaard, terwijl (indien men de doop chronologisch opneemt) de AVG buiten toepassing blijft omdat het boek niet structureel doorzoekbaar is. Daarnaast wordt de kerkelijke status van een lid bijgehouden in de ledenregistratie.

In de kerkorde staan verschillende soorten predikanten. 

De meest algemene term is de term predikanten van de kerk. Predikanten van de kerk zijn de dienstdoende predikanten, de emeritus-predikanten en predikanten buiten vaste bediening.

Onder dienstdoende predikanten vallen predikanten, bevestigd als predikant voor gewone werkzaamheden, dan wel als predikant in algemene dienst of als predikant met een bijzondere opdracht; en predikanten-geestelijk verzorger, bevestigd als predikant in algemene dienst dan wel als predikant met een bijzondere opdracht.

Een predikant-geestelijk verzorger heeft een speciale opleiding gedaan. Predikanten kunnen ook in de geestelijke verzorging werkzaam zijn als zij aanvullende scholing hebben gehad. En predikant-geestelijk verzorgers kunnen ook in een gemeente werkzaam zijn als zij aanvullende scholing hebben gehad. 

Emeritus-predikanten zijn predikanten die met pensioen zijn. Een predikant buiten vaste bediening heeft op dat moment geen baan. Emeriti en predikanten buiten vaste bediening blijven bevoegd tot de bediening van Woord en Sacrament.

Een predikant kan beroepbaar of niet-beroepbaar zijn. Als een predikant beroepbaar is kan hij/zij een beroep aannemen in een nieuwe gemeente. Of men beroepbaar is, is afhankelijk van de situatie. Een predikant verbonden aan een gemeente moet langer dan 4 jaar verbonden zijn aan de gemeente om beroepbaar te zijn. Predikanten buiten vaste bediening zijn standaard voor een periode van 4 jaar beroepbaar, tenzij zij hebben aangegeven niet beroepbaar te willen zijn. Als een predikant niet beroepbaar is kan hij (in de regel) de kleine synode vragen hem/haar beroepbaar te stellen.

Proponenten zijn de personen die predikant kunnen worden. Zij hebben hun studie met goed gevolg afgelegd en zijn geschikt bevonden. Op het moment dat een proponent beroepen wordt, wordt de proponent predikant.

Predikanten met een bijzondere opdracht zijn predikanten die werken in en vanuit een instelling (bijvoorbeeld in een ziekenhuis, een verzorgingstehuis of bijvoorbeeld bij defensie). De kerk verleent de ‘zending’ (de kerkorde gebruikt de term ‘bijzondere opdracht’) voor het werk. De kerk kan dat doen vanuit een kerkenraad, een classicale vergadering, de evangelisch-lutherse synode of de generale synode; voor de leesbaarheid gebruiken we hier verder de term kerkenraad.   

De kerkenraad en de instelling maken met elkaar afspraken dat de aanstelling en rechtspositie de verantwoordelijkheid van de instelling is en dat de kerkenraad op het ambtelijke gedeelte toeziet. De kerkenraad zorgt voor een begeleidingscommissie voor de predikant met een bijzondere opdracht.

Voor het beroepen van een predikant met een bijzondere opdracht is een stappenplan en zijn diverse modeldocumenten door de dienstenorganisatie opgesteld.

Bij het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd (AOW-leeftijd) gaan predikanten in de regel met emeritaat. Emeritaat is geregeld in ord. 3-25. Emeritaat moet in alle gevallen worden aangevraagd bij de kleine synode (kleinesynode@protestantsekerk.nl). Emeritaat moet tevens worden doorgegeven aan de centrale kas predikantstraktementen (via https://www.protestantsekerk.nl/arbeidsvoorwaarden-predikant/formulieren/)

Het is mogelijk om de datum te vervroegen of uit te stellen tot uiterlijk de zeventigste verjaardag. Bij uitstel moet de kerkenraad het ermee eens zijn. In een gemeente met wijkgemeenten geldt dit voor zowel de wijkkerkenraad als de algemene kerkenraad.

De meeste gemeenten en diaconieën beschikken inmiddels over een eigen KvK-nummer. Hiermee kan eHerkenning worden aangevraagd tot en met betrouwbaarheidsniveau 2+ (bijvoorbeeld om omgevingsvergunningen aan te vragen of in te loggen op het digitale loket van de (burgerlijke) gemeente). Zie voor meer informatie over eHerkenning en de verschillende betrouwbaarheidsniveaus: https://www.eherkenning.nl/

eHerkenning via KPN
Het is vanaf nu mogelijk om eHerkenning op niveau 3 aan te vragen. U heeft eHerkenning niveau 3 nodig voor het aangifte doen van loonheffing bij de belastingdienst zakelijk. Wanneer in uw gemeente ook het college van diakenen personeel in loondienst heeft en zelf aangifte loonheffing doet is dit nodig. eHerkenning kunt u via verschillende leveranciers aanvragen. Met KPN voert het CIO (overleg van verschillende kerkgenootschappen) overleg over de dienstverlening aan kerken, maar u bent vrij zelf een aanbieder te kiezen. Alle CvK's hebben hierover een schrijven ontvangen. Download hier de presentatie voor verdere toelichting.

Wanneer een gemeente wil gaan beleggen zal er goed nagedacht moeten worden over het te voeren beleggingsbeleid en over de verantwoordelijkheden rondom de beleggingen. Het moet breed gedragen worden en mag niet leiden tot speculatief handelen. Bedenk ook als gemeente waarin u wilt beleggen. Wees voorzichtig met eenzijdig beleggen, bijvoorbeeld alleen in landbouwgrond (stel dat het minder waard wordt, heeft dit invloed op heel het vermogen). 

Daarom dienen de afspraken vastgelegd te worden in een beleggingsstatuut. Het beleggingsstatuut moet door de kerkenraad goedgekeurd te zijn. Risicovolle en speculatieve beleggingen dienen vermeden te worden.

In 2019 heeft de Protestantse Kerk in Nederland alle rechtspersonen van haar gemeenten (gemeente en diaconie) laten inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Gemeenten en diaconieën die zich via LRP hebben aangemeld, krijgen van de KvK een bevestiging van inschrijving met - voor elk - een eigen inschrijvingsnummer. Aan dit KvK-nummer is het reeds bestaande RSIN van de gemeente, respectievelijk de diaconie gekoppeld. Mocht u nog geen bevestiging van inschrijving hebben ontvangen, neemt u dan contact op met (030) 880 1880 of info@protestantsekerk.nl

Het KvK-nummer kan gebruikt worden als hiernaar wordt gevraagd door leveranciers, zoals energie- en telecombedrijven. De rijksoverheid gebruikt voor de digitale communicatie met rechtspersonen, zoals gemeenten en diaconie, het systeem van eHerkenning. Dit is te vergelijken met de DigiD voor een natuurlijk persoon. Om eHerkenning te kunnen aanvragen is een KvK-nummer noodzakelijk. Een KvK-nummer is ook nodig als de gemeente of diaconie bijvoorbeeld aandelen of obligaties bezit. Zij hebben daarvoor een LEI-nummer nodig, dat alleen verkrijgbaar is als zij een KvK-nummer hebben.

Een UBO verwijst naar een 'ultimate beneficial owner' of een uiteindelijk belanghebbende. Op twee manieren krijgen kerken en gemeenten met de UBO te maken: 1) bij de registratie bij de KVK en 2) banken en financiële instellingen zijn verplicht hiernaar te vragen.

1) registratie UBO bij de KVK

Over de regeling dat de UBO van kerkgenootschappen in de KVK moet worden opgenomen wordt op dit moment gesproken met het ministerie. Hoe, wie en op welk niveau de UBO moet worden ingeschreven is dus nog niet duidelijk. De UBO hoeft ook pas in maart 2022 (!) te zijn ingeschreven. Het advies is dan ook op dit moment dat gemeenten geen actie ondernemen.

2) opgeven UBO bij banken en financiële instellingen

Gemeenten en Diaconiën zijn al wel verplicht een UBO op te geven bij banken en financiële instellingen als zij daar om vragen.

Gemeenten en diaconieën van de Protestantse Kerk in Nederland hebben een zogeheten ‘pseudo-UBO’ omdat er niet een natuurlijk persoon is aan te wijzen die uiteindelijke belanghebbende is als het gaat om de ‘eigendom’ en het ‘zeggenschap’ binnen de gemeente of diaconie.

Pseudo-UBO zijn de natuurlijke personen die als bestuurder staan vermeld in het eigen statuut, of zo mogelijk als bestuurder staan genoemd in de documenten van de kerkelijke organisatie. Concreet betekent dat:

Voor de gemeente: de voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters.

Voor de diaconie: de voorzitter en secretaris van het college van diakenen.

Overige informatie die u nodig kunt hebben bij het invullen van het formulier:

Deze informatie is bijgewerkt op 27-10-2020.

Een gemeente en diaconie kunnen worden geregistreerd (in het handelsregister) bij de Kamer van Koophandel (KvK). Een gemeente en/of diaconie worden dan als rechtspersoon ingeschreven. De bestuurders van religieuze organisaties (kunnen) niet (worden ingeschreven). 

Voor 2019 was het beleid van de Protestantse Kerk in Nederland om gemeenten en diaconieën niet bij de KvK in te schrijven, maar gelet op maatschappelijke ontwikkelingen (zoals eHerkenning) is besloten alsnog alle gemeenten en diaconieën in te (laten) schrijven. 

De inschrijving bij de KvK kan een gemeente of diaconie het beste via de dienstenorganisatie/LRP regelen. Dit om te voorkomen dat er problemen ontstaan met (de nummering van) de ANBI-regeling. Voor inschrijving is bepaalde informatie nodig zoals een bezoekadres. In het gemeentedossier van LRP is daarom onder tabblad Bestuurlijke gegevens hiervoor ruimte gemaakt. De lokaal beheerder en de ledenadministrateur kunnen als bezoekadressen van de colleges van kerkrentmeesters en diaconie één van de in LRP opgenomen kerkgebouwen aanwijzen. De keus is bewust beperkt tot kerkgebouwen, omdat bezoekadressen niet naar natuurlijke personen mogen leiden.

Als een gemeente of een diaconie een onderneming drijft, kan het zijn dat er aanvullende inschrijvingsvereisten in de KvK gelden.

Het oprichten van een stichting is gebonden aan regels uit de generale regeling 13. Uitgangspunt is dat alleen in uitzonderlijke gevallen een gemeente een stichting opricht.

Een gemeente van de Protestantse Kerk in Nederland kent (over het algemeen) twee rechtspersonen: de gemeente en de diaconie. 

De gemeente wordt door de voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters vertegenwoordigd. De diaconie wordt door de voorzitter en secretaris van het college van diakenen vertegenwoordigd.

Vanuit het verleden zijn er soms wijkgemeenten van bijzondere aard die rechtspersoonlijkheid hebben. In omstandigheden is het mogelijk dat een gemeente een stichting opricht. Zo'n stichting is gebonden aan regels uit de generale regeling 13 (stichtingen).

eHerkenning is een digitaal hulpmiddel om veilig met de overheid te kunnen communiceren via internet. eHerkenning is nodig als u bepaalde wijzigingen op een internetpagina of -portal met bijvoorbeeld de Belastingdienst, het UWV of de gemeente wil regelen. 

Een gemeente of diaconie heeft eHerkenning nodig om via internet zaken te doen met de overheid. Denk bijvoorbeeld aan het digitaal aanvragen van VOG’s voor werknemers. 

eHerkenning is een digitaal hulpmiddel om veilig met de overheid te kunnen communiceren. 

Om eHerkenning aan te kunnen vragen dient de gemeente of diaconie geregistreerd te staan bij de Kamer van Koophandel. Via de dienstenorganisatie/LRP kunt u deze inschrijving het makkelijkst regelen.

De colleges voor de visitatie hebben tot taak te bemiddelen in geval van moeilijkheden in een gemeente. In het bijzonder als de moeilijkheden zich voordoen in en tussen ambtelijke vergaderingen (dus bijvoorbeeld moeilijkheden in een kerkenraad). Het bemiddelen doet een college voor de visitatie door het voeren van overleg, het geven van gevraagd en ongevraagd advies en het aanbevelen van mediation. De visitatie is geregeld in ordinantie 10, artikelen 2 tot en met 5.

Het gaat bij de visitatie om het geestelijk leven van de gemeente, de roeping van de gemeente en de vervulling van ambten en diensten in een gemeente. Financiële kwesties over de begroting en de jaarrekening behoren in principe niet bij visitatie, maar bij het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. Overigens staat een geschil niet op zichzelf en kunnen ook financiële kwesties aanleiding geven voor visitatie.   

De colleges voor visitatie kunnen, na overleg met de classispredikant, naar aanleiding van feiten en omstandigheden tot visitatie overgaan (ord. 10-5-2). Die ‘feiten en omstandigheden’ kunnen van alles zijn: een vraag van de classispredikant na zijn/haar bezoek aan de gemeente,  een verzoek van de kerkenraad ,maar ook een bericht in de krant. Soms is visitatie betrokken omdat de kerkordelijke procedure dat voorschrijft (bijvoorbeeld de losmaking van een predikant wegen spanningen zoals in ord. 3-20, maar ook in het protocol SMPR, Seksueel Misbruik in een Pastorale Relatie heeft visitatie een rol). 

Het college van visitatie heeft naast de bemiddeling bij moeilijkheden ook een taak in de ontmoeting tussen gemeenten (ord.4-14-1). 

Ja, als iemand genoemd wordt in het visitatieverslag (bij naam of door middel van andere gegevens) heeft iemand in principe recht op inzage in het visitatieverslag door middel van een afschrift. Dit is geen kerkordelijke regel, maar een regel uit de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Beperken van de inzage

Als rechten van anderen worden geschaad door het geven van een afschrift van het verslag aan een betrokkene, mag het inzagerecht worden beperkt. Bijvoorbeeld omdat er ook andere persoonsgegevens in de stukken staan.

Het doel van het inzagerecht is dat iemand kan weten welke informatie er over hem/haar bij een bepaalde instantie bekend is. Het is niet bedoeld om inzage te krijgen in het (verdere) verslag. Men zou dus het inzagerecht kunnen beperken door gedeelten van het visitatieverslag onleesbaar te maken of door een zakelijke weergave van de in het stuk voorkomende passages betreffende de persoon in kwestie. In het uiterste geval kan inzage helemaal worden afgewezen op grond van de rechten van anderen.

Wilt u inzage? Dan kunt u de kerkenraad of het college van visitatie hierom vragen.

Vraagt iemand om inzage? Dan kunt u aan de hand van bovenstaande informatie handelen. Als u nog vragen heeft kunt u contact opnemen met de dienstenorganisatie.

Nee, de visitatie kan zelf besluiten of zij de gemeenteleden wil horen (ord. 10-5-7).

Nee, de visitatoren leveren hun visitatieverslag in bij het college voor de visitatie. Dit college deelt het verslag met de betrokken kerkenraad (ord. 10-5-10).

De kerkenraad kan vervolgens besluiten dat de gemeente ook op de hoogte moet zijn van de inhoud van het visitatieverslag. 

Gaat de kerkenraad de bevindingen van het college delen met de gemeente en hoe?
Soms betreft de visitatie alleen de kerkenraad inclusief predikant en weet de gemeente er niet van, vaker betreft zij de gehele gemeente. In het laatste geval is in principe informatie aan de gemeente geboden, in het eerste geval kan de kerkenraad besluiten dit niet te doen.

Delen met de gemeente kan in de vorm van een samenvatting of een mondelinge toelichting. Verstrekken van het gehele rapport is meestal niet wijs en is ook niet verplicht. Het visitatierapport is geen openbaar stuk. Het dient zeker niet buiten de kring van de gemeente te worden verspreid (dus ook geen plaatsing op de openbare website of in het kerkblad als de ook bij de bibliotheek ligt). Steeds moet de kerkenraad rekening houden met de privacy van alle betrokkenen. 

Lees over het visitatieverslag en privacy meer in de vraag:

Hoe zit het met het visitatieverslag en privacy?

In het visitatieverslag komen persoonsgegevens voor. Soms in de vorm van namen, maar soms ook doordat de gegevens in het verslag te herleiden zijn tot bepaalde personen (bv. de organist van de gemeente). In de kerk is de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing als het gaat om privacy. Hoe verhoudt de AVG zich met het visitatieverslag?

De visitatie staat beschreven in de kerkorde. Het behoort tot het normaal functioneren van de kerk (het toezien op de gemeenten). Het visitatieverslag wordt dan ook (in termen van de AVG) gemaakt in het kader van gerechtvaardigde activiteiten (art. 9 AVG) op basis van gerechtvaardigd belang (art. 6-1-f AVG). 

Omdat er gebruik wordt gemaakt van de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ moet bij het opstellen en het verspreiden van het visitatieverslag een belangenafweging plaatsvinden tussen het belang van de betrokken personen en het belang van de kerk bij de visitatie. Vaak zal het noemen van persoonsgegeven nodig zijn voor een goed werkende visitatie. Waar mogelijk zullen de visitatoren het noemen van namen of andere persoonsgegevens beperken.

Het visitatieverslag mag niet zonder toestemming van de betrokkenen ‘buiten de instantie’ van de kerk worden gebracht. Een visitatieverslag waar persoonsgegevens (gegevens herleidbaar tot een persoon) in staan mag niet zonder toestemming (openbaar) op de website van een gemeente worden geplaatst of in een kerkblad/uitgave die ook aan niet tot de gemeente behorende leden wordt verstrekt (bv. als de kerkbode ook in de bibliotheek ligt).

Als iemand genoemd wordt in het visitatieverslag (bij naam of door middel van andere gegevens) heeft iemand in principe recht op inzage in het visitatieverslag door middel van een afschrift. Dit is geen kerkordelijke regel, maar een regel uit de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

U kunt hier meer over lezen in de vraag:

Heeft iemand recht op inzage in het visitatieverslag?