Veelgestelde vragen

Voor het uitzenden van een kerkdienst (streamen) via internet is altijd toestemming nodig van auteursrechthebbenden (zie vraag Hoe kan ik een licentie verkrijgen?). De kerk of gemeente dienst dit zelf te regelen; dit gebeurt niet door de websites die de kerkdiensten uitzenden.

In het kader van de privacywetgeving (AVG) is het noodzakelijk dat bezoekers van een kerkdienst toestemming geven om in beeld te worden gebracht bij het opnemen van een dienst. Men moet in ieder geval weten dat de dienst opgenomen wordt.

Voor het publiceren van tekst en muziek op een website, in beeld en geluid (openbaar maken en/of verveelvoudigen) is altijd toestemming nodig van auteursrechthebbenden (zie vraag 'Hoe kan ik een licentie verkrijgen?').

Voor het overnemen op papier c.q. kopiëren van tekst en muziek is altijd toestemming nodig van auteursrechthebbenden (zie vraag Hoe kan ik een licentie verkrijgen?). Denk hierbij aan de papieren orde van dienst, het kerkblad, teksten op geboortekaartjes, websites, rouwbrieven en bladmuziek voor organisten, pianisten, koren en cantorijen.

In een gemeente is het delen met elkaar en het omzien naar elkaar een belangrijke pijler in de gemeenschap. Vaak worden daarom (in kerkdiensten en kerkbladen) mededelingen gedaan over het wel en wee van gemeenteleden: jubilea, geboorten en ziekten worden vermeld met het oog om er voor elkaar te zijn, elkaar op te dragen in gebed en met elkaar mee te leven. Gegevens rondom ziekte zijn bijzondere persoonsgegevens die extra worden beschermd. Ook in de media is rondom dit punt veel aandacht.

Kerken en gemeenten mogen nog steeds de gemeenschap vormen die naar elkaar omziet en met elkaar meeleeft. Dat zijn immers ‘gerechtvaardigde activiteiten’ van een kerk. Ook in zaken rondom ziekte. Daar moet wel zorgvuldig mee worden omgegaan. Allereerst vanuit een eigen kerkelijke verantwoordelijkheid: hoe staat de persoon van wie u de gegevens deelt erin en hoe geeft u vorm aan de plaatselijke gemeenschap en het omzien naar elkaar? Maar ook vanuit de privacy-wetgeving: natuurlijk mag er in een kerk nog steeds voor elkaar worden gebeden (dat zijn immers de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk), maar het is goed rekenschap te geven van de privacy-belangen van iemand die ziek is. Als u uw kerkdienst niet uitzendt op internet blijft het gebed binnen uw gemeente; zet u echter uw kerkdienst online dan kan iedereen terugluisteren wie er ziek is. In het laatste geval doet een gemeente er goed aan bijvoorbeeld alleen voornamen te noemen of het geluid van de internetopname even op stil te zetten. Hetzelfde is van toepassing bij een kerkblad: als deze enkel naar gemeenteleden gaat kunt u zich beroepen op de gerechtvaardigde activiteiten van uw gemeente, maar als iedereen op internet het kerkblad kan downloaden kunt u overwegen om toestemming te vragen.

Als er mensen op de foto staan die herkend kunnen worden, moet u toestemming vragen. Die toestemming moet u uitdrukkelijk vragen en iemand moet vrij zijn om nee te zeggen. Let op: vragen of u foto’s mag maken is iets anders dan het vragen of u ze op de website mag zetten. U zult dus (zeker als het gaat om foto’s die niet afgeschermd staan) selectief moeten zijn in welke foto’s u plaatst. Vraag aan de mensen die herkenbaar op de foto staan schriftelijke toestemming. Dat is zeker het geval als het om kinderen gaat. Als u het verzoek krijgt om een foto te verwijderen, dan moet u daaraan meewerken. U mag zonder toestemming foto’s publiceren waar mensen niet herkenbaar op staan, bijvoorbeeld als alleen ruggen van mensen te zien zijn of mensen ‘wegvallen’ in een groep van mensen.

In het kerkblad staat naast openbare stukken over de kerkdiensten en andere activiteiten van de kerk, vaak ook erg persoonlijke informatie over gemeenteleden. Dat kan een verjaardagslijstje met adressen (voor het verzenden van een verjaardagskaartje) of een lijstje met zieken in de gemeente zijn. Zorg ervoor dat dergelijke informatie alleen beschikbaar is voor leden van de gemeente. Zet uw kerkblad dus niet op een website als er dergelijke informatie in voorkomt, maar selecteer de geschikte kopij die op de website kan worden geplaatst. Let er ook op dat bijvoorbeeld lokale journalisten geabonneerd kunnen zijn op het kerkblad: denk na of deze groep ook echt toegang moet kunnen krijgen tot alle informatie in het kerkblad.

De gemeente is een gemeenschap die (onder andere) op zondag samenkomt in een viering. Vaak wordt er bij een viering ook een zondagsbrief uitgedeeld met informatie over de viering, informatie over zieken of jarigen in de gemeente en informatie over aankomende activiteiten met (e-mail)adressen van de organisatoren. Het delen van deze informatie kan een belangrijk onderdeel zijn van uw kerkelijke gemeente: aandacht voor elkaar is in de kerk belangrijk! Indien u deze gegevens in een zondagsbrief wilt opnemen, zorg er dan voor dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de informatie die openbaar wordt gemaakt. Als u toestemming vraagt aan mensen om hun gegevens in de zondagsbrief neer te zetten, zorg er dan voor dat u dit schriftelijk (bijvoorbeeld via de e-mail) doet en dat mensen zich vrij voelen om ‘nee’ te zeggen.

De website van de kerk is een uitgelezen kans om iedereen te informeren over de gemeente. Echter, alle informatie die u op de website zet is openbaar. Let daarom goed op de privacy en zorg ervoor dat namen van mensen die geen functie hebben in de kerk niet op de website staan. Zorg er ook voor dat bijzondere persoonsgegevens zoals ziekte- en pastorale informatie niet op een openbaar gedeelte van de website staan. Gebruik zoveel mogelijk e-mailadressen die gebonden zijn aan een functie (bijvoorbeeld scriba@gemeentenaam.nl) in plaats van persoonlijke e-mailadressen.

Let ook op foto’s op de website: zodra personen herkenbaar in beeld zijn worden zij beschermd door de privacy-wetgeving. Vraag de personen die herkenbaar in beeld zijn uitdrukkelijk om (schriftelijke) toestemming. Foto’s waar mensen niet herkenbaar in beeld zijn (bijvoorbeeld op de rug) mogen wel. Lees ook de brochure Auteursrecht en naburige rechten in de kerk.

Rondom het online zetten van kerkdiensten spelen niet alleen vragen van privacy, maar ook bijvoorbeeld van auteursrecht. In de brochure Auteursrecht en naburige rechten in de kerk staat informatie over dit onderwerp.

Voor leden van de gemeente geldt dat er geen toestemming hoeft te worden gevraagd: het valt binnen de gerechtvaardigde activiteiten en de gemeente heeft een gerechtvaardigd belang om hen via een nieuwsbrief op de hoogte te stellen van de activiteiten van hun kerkelijke gemeente. Wel moeten leden zich kunnen uitschrijven voor de nieuwsbrieven.

Voor anderen moet u toestemming vragen. Toestemming moet expliciet en vrij worden gegeven. Zorg er dus voor dat iemand zich actief moet aanmelden (bijvoorbeeld via e-mail) voor het ontvangen van de nieuwsbrief. Het beste kunt u deze aanmeldingen (het liefst veilig en digitaal) bewaren. Bij aanmelding mogen niet meer gegevens worden gevraagd dan nodig zijn en de gegevens die u heeft ontvangen voor de aanmelding voor de nieuwsbrief mag u niet voor een ander doel gebruiken.

Een gemeentegids kent verschillende verschijningsvormen: sommige gemeenten hebben een gemeentegids die bestaat uit een lijst van alle gemeenteleden, anderen hebben een gemeentegids waarin bijvoorbeeld alle activiteiten voor het komend jaar staan (incl. de contactpersonen). Op beide verschijningsvormen is de AVG van toepassing. Dat betekent dat op beide van toepassing is dat de gegevens goed beschermd moeten zijn, dat de gegevens zijn verzameld (mede) met het oog op de verspreiding van de gemeentegids en dat er een grondslag moet zijn om de gegevens te verwerken.

Er zijn in de AVG een zestal grondslagen voor verwerkingen van persoonsgegevens. Wanneer er sprake is van gegevens rondom religie (hetgeen het geval is indien de gemeentegids een ledenlijst van de kerk behelst) is de aangewezen grondslag 'gerechtvaardigd belang/gerechtvaardigde activiteiten'.

Van belang is dat als er een gemeentegids in de vorm van een ledenlijst wordt uitgegeven dat: 1) deze uitgave van de gids daadwerkelijk past in de gerechtvaardigde activiteiten van de gemeente ('we hebben dit altijd gedaan' is onvoldoende argument, er moet worden aangetoond en beschreven dat de uitgifte daadwerkelijk tot het gemeenteleven behoort); 2) er passende waarborgen zijn rond gegevensbescherming; 3) de gegevens in de gids alleen leden (doopleden en belijdende leden) van de gemeente betreffen; 4) er regelmatig contact is met die leden (men mag dus niet gegevens van gemeenteleden die nooit in de kerk komen zomaar in de gemeentegids publiceren); en 5) de gids alleen binnen de gemeente wordt uitgegeven (als u de gids bijvoorbeeld ook aan niet-leden wilt geven of openbaar op de website van de gemeente wilt zetten heeft u expliciete toestemming van alle leden in het boekje nodig).

Wanneer er sprake is van een gemeentegids waarin de activiteiten genoemd staan met contactpersonen is de kring van betrokken personen kleiner. De grondslag van verwerking zal wederom liggen in gerechtvaardigd belang/gerechtvaardigde activiteiten. Ook in deze verschijningsvorm van de gemeentegids is het van belang dat de uitgave van de gids daadwerkelijk past in de gerechtvaardigde activiteiten van de gemeente ('we hebben dit altijd gedaan' is onvoldoende argument, er moet worden aangetoond en beschreven dat de uitgifte daadwerkelijk tot het gemeenteleven behoort). Voorts is van belang dat u in deze gemeentegids niet zomaar gegevens van contactpersonen uit uw ledenadministratie haalt. Immers, die gegevens zijn verzameld met het oog op de ledenadministratie, niet met het oog op het publiceren van contactgegevens in een gemeentegids. Misschien heeft een contactpersoon immers wel een speciaal e-mailadres aangemaakt of gekregen voor een specifieke activiteit (bijvoorbeeld zomerkamp@pgplaatsnaam.nl): vraag dus welke contactgegevens gebruikt moeten worden aan de contactpersoon. Het ligt in het kader van een gemeentegids dat een programmaboekje is eerder voor de hand deze breder te verspreiden dan enkel onder de leden van de gemeente. Dit kan alleen als u het gerechtvaardigd belang van het uitbrengen van deze gemeentegids als programmaboekje kunt plaatsen en beschrijven op zo'n manier dat verspreiding breder dan de gemeenteleden dit rechtvaardigt (als er alleen maar activiteiten in staan die interessant of toegankelijk zijn voor gemeenteleden, kunt u het boekje dus niet zomaar buiten de kring van gemeenteleden uitbrengen).

Als u de nieuwsbrief alleen aan leden stuurt, kunt u deze gewoon blijven versturen. Natuurlijk moet het wel mogelijk (en makkelijk) zijn voor leden om zich uit te schrijven. Als u de nieuwsbrieven stuurt naar anderen dan leden, moeten die aanmeldingen voldoen aan de eisen van de nieuwe wet: heeft u dus al een systeem waarbij iemand zich actief moet aanmelden dan kunt u de nieuwsbrieven gewoon blijven versturen. Verstuurt u nu ongevraagd (maar ook zonder bezwaar te hebben ontvangen) nieuwsbrieven, dan moet u toestemming vragen. Vraag mensen actief te reageren als zij de nieuwsbrief willen blijven ontvangen.

Hoe zorg je ervoor dat het kerkblad er niet alleen maar aantrekkelijk uitziet, maar ook inhoudelijk sterk is? Hoe maak je een blad dat niet alleen voor de actieve, betrokken kerkleden de moeite waard is, maar voor 100% van de leden, dus ook de randkerkelijken? Deze tips helpen je op weg.

Tip 1. Laat zien wat je gelooft

Maak van uw kerkblad meer dan een mededelingenblad. Inspireer de lezer door het Goede Nieuws te verkondigen. Dat kan bijvoorbeeld door mensen uit uw eigen gemeente aan het woord te laten over de rol die het geloof in hun leven speelt. In de vorm van columns, interviews of speciale rubrieken. 

Tip 2 Gewone mensen

Als u artikelen over het geloof in het blad wilt opnemen, denk dan niet meteen aan de dominee als auteur. Bij de gemeenteleden zit veel levens- en geloofservaring die bij de lezer herkenning zal oproepen. 

Tip 3 Bladopbouw

Denk goed na over de volgorde waarin u de diverse artikelen en rubrieken in het kerkblad plaatst. De opbouw die het beste werkt is die van inspiratie naar informatie. Door het blad te openen met herkenbare (levens)verhalen, interviews et cetera wordt ook de randkerkelijke lezer het blad ‘ingezogen’. Plaats informatie, zoals het overzicht van kerkdiensten, achter in het blad. De lezer voor wie dat overzicht belangrijk is, vindt het wel, zeker als u ook een overzichtelijke inhoudsopgave voor in het blad opneemt.

Tip 4 Eén beeld zegt meer…

Vertel de verhalen in het kerkblad niet alleen met woorden, maar ook met beeld. Eén beeld zegt vaak meer dan 1000 woorden. Een foto kan emotie overbrengen en de aandacht van de lezer opeisen. Tekst die wordt aangevuld met een foto wordt beter gelezen dan tekst zonder een foto erbij. Kijk als redactie op iedere pagina kritisch naar de juiste balans tussen tekst en beeld.        

Tip 5 Schrijfstijl

Als u de randkerkelijke leden werkelijk wilt boeien, vraagt dat ook om een schrijfstijl die op die doelgroep is afgestemd. Veronderstel bij het schrijven van de artikelen niet te veel voorkennis bij de lezer. Gebruik geen afkortingen die alleen bij de ‘binnenkring’ bekend zijn.

Tip 6 Cover

De voorpagina van het kerkblad, de cover, heeft maar één functie: die moet de lezer verleiden om het blad open te slaan. Dat doe je met een sterk beeld, aangevuld met enkele prikkelende teksten. Op de cover gaat er qua beeld niets boven ‘iemand die je aankijkt’. 

Tip 7. Inhoudsopgave

Een goede inhoudsopgave functioneert als een verlengstuk van de cover. Het helpt de lezer om z’n weg in het blad te vinden. Een aantrekkelijke inhoudsopgave bestaat uit tekst én beeld.

Tip 8. Rol van de redactie

De redactie is veel meer dan een doorgeefluik van artikelen die ze van derden krijgt aangereikt. De redactie bedenkt een bladformule en bewaakt de kwaliteit ervan. Het is een redactionele verantwoordelijkheid om teksten te redigeren en in te korten zodat ze beter worden dan het origineel. Je hoeft niet alles zelf te doen: je kunt ook taken delegeren aan derden, zoals het maken van foto’s maken of het afnemen van een interview.

Tip 9 Jongeren

De jeugd heeft de toekomst, ook in de kerk. Het is daarom belangrijk dat zij een plek in het kerkblad hebben. Schrijf niet alleen óver de jeugd, maar betrek ze er actief bij. Geef hen bijvoorbeeld een pagina in het kerkblad die ze zelf mogen vullen.

Tip 10 De Zalige Zalm

Wil je werk maken van deze inspiratie, maak dan je kerkblad bij De Zalige Zalm. Met een handig online opmaakprogramma, keuze uit extra artikelen en afbeeldingen, voordelig drukwerk en deskundig en kerkbetrokken advies.

Deze tips zijn geschreven door Laetitia van der Lans van De Zalige Zalm, bureau voor geloofscommunicatie. www.dezaligezalm.nl en info@dezaligezalm.nl.

Een communicatieplan van de gemeente is altijd gebaseerd op het beleidsplan van de gemeente. Daarnaast is het mogelijk om een communicatieplan per activiteit te maken. In beide gevallen is het handig om dit document als uitganspunt te nemen.

Hieronder een overzicht van een aantal handige bureaus die gemeenten kunnen helpen bij hun communicatie.

• De Zalige Zalm - bureau voor geloofscommunicatie
• ISI media - van ontwerp tot communicatiestrategie
• Chrch app - een app voor elke kerk
• Kerken app - gratis app voor kerken
• ProtestantseKerk.net - uw gemeente online met een eigen website

Stap 1 - Schrijf een persbericht

Een goed persbericht bevat een aantal elementen. Het echte nieuws staat in de eerste alinea. Mensen moeten inhoudelijk in het onderwerp getrokken worden. Dus de eerste alinea bevat in ieder geval het wat en waarom van dit nieuwtje.

Daarnaast vermeldt u altijd het volgende:

• wie (bv. de dominee)
• wat (opening van een nieuw kerkgebouw)
• waarom (omdat het belangrijk is dat een geloofsgemeenschap een plek heeft om God te eren)
• hoe (door lint door te knippen)
• wanneer (dinsdag 7 oktober 2019 om 20.00 uur)
• waar (Vrijheidskerk, Hobbemalaan 3 in Alkmaar)
• NB: ‘Waar’ en ’wanneer’ kunnen vaak in de laatste alinea geplaatst worden.

De 'waarom' is héél belangrijk. Daarmee kunt u laten zien waarom iets organiseert. Dit is de plek om te laten zien waar uw gemeente voor staat. Bijv. Uw gemeente organiseert een braderie. Waarom doet uw gemeente dat? Antwoord: om geld in te zamelen voor een goed doel. Waarom vindt uw gemeente het belangrijk dat u geld inzamelt voor een goed doel? Omdat u geïnspireerd bent door het evangelie van Jezus. Kortom: zorg dat duidelijk wordt dat uw gemeente een vindplaats van geloof, hoop en liefde is door 'de waarom' van uw activiteit goed te beschrijven.

Houd het kort en zakelijk door een actieve schrijfstijl te gebruiken: dus niet ‘zal worden’, maar ‘wordt’. Gebruik geen afkortingen, die snappen buitenstaanders niet. Dus niet PKN-gemeente, maar protestantse gemeente. Probeer lange zinnen en moeilijke constructies op te delen in verschillende korte zinnen.

Een citaat van één van de personen uit het persbericht, kan het bericht net iets meer sfeer geven. Vraag dus een korte, krachtige quote van één van de betrokkenen.

Probeer de lengte van uw persbericht te beperken tot een half A4.

Besluit uw persbericht altijd met de naam van degene(n) die aanvullende informatie kan geven inclusief telefoonnummer en e-mailadres. Die persoon moet ook daadwerkelijk meteen bereikbaar zijn. 

Stap 2 - Verzamel de e-mailadressen van lokale en regionale media 

Denk daarbij aan huis-aan-huisbladen, weekbladen, regionale dagbladen, programma’s van lokale omroepen en regionale omroepen. Maar misschien ook het tijdschrift van de plaatselijke VVV waarin een lokale agenda is opgenomen. Denk breed.

U begint met een lijst met algemene e-mailadressen, maar zodra een journalist contact opneemt, neemt u ook dat adres of telefoonnummer op in uw lijst. Houdt uw perslijst dus actief bij.

Stap 3 - Verstuur het persbericht

Plaats de tekst van het persbericht in de e-mail en schrijf de titel van het persbericht in de onderwerpsregel van de e-mail. Zet de e-mailadressen altijd in het bcc-veld, zodat ze niet voor de andere geadresseerden zichtbaar zijn. Niet in het Aan-veld of cc-veld. Het persbericht spreekt voor zich, dus een begeleidend schrijven is overbodig.

Onderaan het persbericht schrijft u de ‘Noot voor de redactie’. Dit is een mededeling aan de redactie ter informatie. Dus niet voor publicatie. In deze noot neemt u de contactgegevens van de woordvoerder op (zie laatste punt stap 1) en eventueel een opmerking over de beschikbaarheid van foto's bij het bericht en waar de journalist die kan krijgen.

Het moment van verzenden doet er toe. Verstuur het niet te vroeg. Media werken alleen met actueel nieuws. Een activiteit vier weken van te voren aankondigen, is te lang van te voren. Maar houd wel rekening met de deadline van de verschillende media. Voor een wekelijks huis-aan-huisblad  ligt dat waarschijnlijk ruimer van te voren dan een regionaal dagblad. Probeer te achterhalen wat de deadlines van de verschillende media zijn door dit te vragen als een journalist belt of het op te zoeken in de colofon van de krant. 

Het is het beste om een persbericht voor 11.00 uur ’s ochtends te verspreiden. Dit geeft een redactie de gelegenheid om met uw persbericht aan de slag te gaan en er nieuws van te maken. Zorg dat de woordvoerder op de dag van verspreiding ook bereikbaar is.

Plaats het bericht zodra u het verspreid heeft op de site en in het kerkblad van de gemeente. Verspreid het ook onder betrokkenen, zodat ze weten dat het bericht verspreid is.