Doorgaan naar hoofdinhoud

Archiefbeheer

Het geheugen van de gemeente

Informatie voor archiefbeheerders van gemeenten | verwijzingen naar archieven van de Protestantse Kerk en haar voorgangers.

Taak archiefbeheerders

Archiefbeheerders zijn altijd erg geïnteresseerd in wat er allemaal precies gebeurt in de gemeente, en hoe dat dan in het verleden was. Archiefbeheerders zijn bovendien nauwkeurig en gedisciplineerd: zij gaan op zoek naar belangrijke archiefstukken, zorgen voor een zorgvuldige behandeling en bewerking van de archieven, en dragen archieven tijdig over. In deze tijden moeten zij bovendien op de hoogte zijn van digitale opslag en archivering.

Inhoud kerkelijk archief

Tot het archief van een kerkelijke gemeente horen veel verschillende soorten stukken. Dat kunnen vergaderstukken, correspondentie en jaarverslagen zijn, maar ook stukken over bijzondere onderwerpen, zoals documenten over het grondgebied van de kerkelijke gemeente, en over eigendommen en gebouwen. Ook doopboeken, ledenregisters en trouwboeken horen tot het kerkelijk archief. 
>Een praktische handleiding voor het  inventariseren van het archief van de kerkelijke gemeente is te vinden in de brochure 'Beheer van het kerkelijk archief: praktische handleiding' (projectgroep lokale archieven 2012).  

Algemene regels kerkelijk archief

Er is een aantal belangrijke regels voor het kerkelijk archief. Zo blijven archief en documenten eigendom van de kerk. Dat geldt dus ook voor archiefstukken die bij kerkenraadsleden thuis liggen, of digitaal in de computer staan.  Ook is het de verantwoordelijkheid van de kerkenraad of het college van kerkrentmeesters, wanneer archiefstukken moeten worden overgedragen of vernietigd.  
>De algemene regels voor het kerkelijk archief zijn beschreven in het document 'Richtlijnen voor het kerkelijk archiefbeheer' ( CPA 2010)

Privacy en doop, belijdenis en trouwboek

Gemeenten van de Protestantse Kerk zijn volgens de Kerkorde verplicht om een aantal belangrijke feiten vast te leggen in een speciaal boek: doop, belijdenis en huwelijk. Deze feestelijke gebeurtenissen worden ook altijd aangekondigd in het eigen kerkblad. Hoe zit het dan eigenlijk met de privacywetgeving? Team Archieven en Bureau Juridische Zaken van de dienstenorganisatie Protestantse Kerk zochten het uit en geven een aantal vuistregels.
>Lees Notitie doop-, belijdenis- en trouwboeken

Kerkelijke bovenplaatselijke archieven 

De Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland heeft haar archieven van voor de 1 mei 2004 (de datum van fusie van de Nederlandse Hervormde Kerk, de Gereformeerde Kerken in Nederland en de Evangelisch-Lutherse Kerk in het Koninkrijk der Nederlanden) ondergebracht bij archiefdiensten van de overheid. In principe zijn deze archieven bij die diensten onder bepaalde voorwaarden te raadplegen.


Zie ook https://pkn-acta.digibron.nl/

Meer informatie

Protestantse Kerk