Kortere lijntjes door kerkenraadsvergadering 2.0

Dankzij een geclusterde vergadermethode houdt de kerkenraad van de Protestantse Gemeente Enkhuizen tijd over voor andere dingen. Samen eten met vertegenwoordigers van werkgroepen bijvoorbeeld. Het komt de communicatie en de onderlinge band ten goede.

Als ouderling Jaap Hoekstra twee pannen met nasi en bami de foyer van de gotische Zuiderkerk in Enkhuizen binnendraagt, zitten de achttien kerkenraadsleden al klaar aan een meterslange tafel. Geroezemoes en gerinkel stijgen op tot Hoekstra de maaltijd opent met een gedicht dat hij op de achterkant van woord&weg heeft gelezen en dat hij als gebed voordraagt.
‘Tegenwoordig beginnen we elke kerkenraadsvergadering met een gezamenlijke maaltijd en vandaag was het mijn kookbeurt’, vertelt hij even later met een tevreden glimlach. ‘Ik vind het ontzettend prettig en zinvol om de vergaderingen op deze manier te starten. Het geeft een goede onderlinge sfeer en we leren elkaar beter kennen; aan tafel deel je eerder lief en leed met elkaar.’

Korte lijntjes

Direct voorafgaand aan de maaltijd heeft het college van diakenen al apart vergaderd. ‘De punten die daaruit naar voren kwamen, kunnen we straks direct in de kerkenraadsvergadering inbrengen’, vertelt Fenna Smit, voorzitter van zowel de diaconie als de kerkenraad én initiatiefnemer van de nieuwe vergadermethode. ‘Naast de colleges zijn ook de predikanten, de koster en een werkgroepvertegenwoordiging bij de kerkenraadsvergaderingen aanwezig. Door elkaar rechtstreeks te spreken, ontstaat er een betere afstemming. Mensen hoeven niet achteraf de beslissingen via de notulen te vernemen. Vroeger was er bijvoorbeeld weleens frictie over besluiten als iemand vond dat hij onvoldoende was gehoord. Nu zit die persoon bij de vergadering en denkt actief mee.’

Te grote belasting

Door de efficiënte vergadermethode blijft er tijd over voor ‘leuke dingen’ zoals deze gezamenlijke maaltijd. De kerkenraad gebruikt deze tijd om een kerkelijk thema te bespreken en samen te overdenken. Vanavond is dat de omgang met nieuwe gemeenteleden. De kersverse kerkelijk werker Louise Kooiman vertelt over haar ontvangst in de gemeente die hartverwarmend was. Ze heeft nu twee kennismakingsbezoeken afgelegd. ‘Die gewoonte zou ik er zeker inhouden’, zegt ze. Andere suggesties worden geopperd, zoals op nieuwe gezichten afstappen tijdens het koffiedrinken na de dienst of nieuwkomers aan een maatje koppelen. Dat laatste idee krijgt niet veel bijval.
Aanvankelijk schoven ook steeds twee werkgroepen per toerbeurt aan bij de kerkenraadsvergadering om mondeling verslag van hun bezigheden te doen. Dat bleek echter een te grote belasting voor zowel de vergadering als de werkgroepen. Daarom is er nu telkens maar één werkgroep aanwezig en is een afvaardiging sturen ook prima. Vanavond is de werkgroep liturgie en kerkmuziek aan de beurt. Jeannette Plokker is als ouderling en als afgevaardigde van de werkgroep aanwezig. ‘Op deze manier betrekken we werkgroepleden meer bij de gemeenschap, waardoor zij meer verantwoordelijkheid voelen. Bovendien kunnen we lopende zaken direct aankaarten.’
Ondertussen heeft iedereen zich verplaatst naar de vergaderruimte boven de eetzaal, waar Plokker en mede-werkgroeplid dominee Henk Haandrikman na het welkomstwoord meteen hun verslag doen. Dat is overigens beknopt: de dirigent van de cantorij komt de werkgroep versterken en er is behoorlijk wat subsidie toegezegd voor de aankomende oecumenische cantatevespers.

Slagvaardig

Dan is de diaconie aan de beurt om verslag te doen. Het zijn voornamelijk praktische punten over komende vieringen. Daarnaast is er een uitvoerige update van het Enkhuizense diaconieproject Voor Effies: tijdelijke woonplekken voor mensen die geen dak boven hun hoofd hebben. Er wordt gerapporteerd over onder meer de doorstroom van bewoners en over de subsidie die de kerk voor dit project ontvangt.
Hierna is er ruimte voor de kerkrentmeester en voor een terug- en vooruitblik op de kerkdiensten. Koster Tjeerd Bielsma vertelt over de groei van het aantal uitvaarten in de kerk en het gebruik van de speciale opbaarruimte. Hij helpt zelf regelmatig met het kisten van de overledene en maakt zich zorgen over zijn opvolging. Binnen vijf jaar wil hij het beheer overdragen. Prompt meldt zich iemand uit de kerkenraad die zich in de toekomst hiervoor wel wil inzetten.
Ook dominee Haandrikman is erg blij met deze nieuwe aanpak, vertelt hij na afloop. ‘Er is betere communicatie en er zijn meer onderlinge contactmomenten en kortere lijntjes. Daardoor worden agenda’s sneller afgehandeld en ontstaat er ruimte om inhoudelijke zaken te bespreken. Ook voor mij als predikant is het fijn snel te horen wat er allemaal speelt en daar direct op in te kunnen haken. West-Friezen houden wel van deze slagvaardige aanpak, maar het is naar mijn mening ook een aanrader voor andere regio’s.’

Tips

  • Denk en praat eerst onderling goed door over een andere vergaderstructuur. Start als het voor de meesten een verbetering is. Na een aantal maanden is er al gewenning. 
  • Hoewel de colleges van diaconie en kerkrentmeesters juridisch apart staan, hoeft dit een brede afstemming niet in de weg te staan. 
  • Hanteer een ruime proefperiode van bijvoorbeeld een jaar en evalueer. Tussentijdse aanpassingen zijn altijd mogelijk, vooral bij zaken die energie kosten.
  • Heb naast het praktische ook oog voor de verbinding met elkaar. Vergaderen mag gezellig zijn.

Meer informatie: pgenkhuizen.nl

Tekst: Wieger Favier
Fotografie: Yvonne Brandwijk

Dit artikel komt uit het juninummer van woord&weg. Een gratis proefexemplaar aanvragen? Mail naar wew@protestantsekerk.nl.

Lees ook:

Terug naar overzicht