FRIS: betere ondersteuning bij financiŽle rapportages

Alle diakenen en kerkrentmeesters kunnen nu aan de slag met het nieuwe online Financieel Rapportage en Informatie Systeem (FRIS), waarmee het indienen van begrotingen en jaarrekeningen voortaan een stuk eenvoudiger wordt. Projectleider Gijs van Ballegooijen licht het nieuwe systeem toe.

Vertel eens:
‘Als lid van het Classicale College voor de Behandeling van Beheerszaken (CCBB) Noord-Brabant, Limburg en Réunion Wallonne en door mijn achtergrond in IT raakte ik betrokken bij FRIS. Waar gemeenten voorheen hun begroting en jaarrekening op verschillende manieren aan de classicale colleges aanleverden, gaat dit met FRIS nu uniform. Niet alleen handig voor de CCBB’s, die de financiële situatie van gemeenten beoordelen, maar vooral voor de gemeenten zelf.’

Kost het extra tijd?
‘Voor gemeenten die nu met eigen modellen voor begroting en jaarrekening werken, kost het inderdaad de eerste keer extra tijd. Maar heb je eenmaal een begroting ingediend, dan gaat het daarna een stuk sneller. FRIS onthoudt vergelijkende gegevens en is gekoppeld aan LRP, waardoor de ledengegevens al zijn ingevuld. Alle gegevens worden bovendien centraal opgeslagen, veilig en ideaal als een penningmeester het stokje overdraagt: de nieuwe gebruiker kan meteen verder.’

Zijn er nog meer voordelen voor een gemeente?
‘Omdat iedereen op dezelfde manier aanlevert, kunnen de CCBB’s de financiële situatie van een gemeente efficiënter en effectiever in kaart brengen. Ze kunnen wijzen op potentiële financiële risico’s. Daar heb je ook wat aan bij het beroepen van een nieuwe predikant of het doen van een investering. Naast de rapportage naar het CCBB ondersteunt FRIS ook het voortraject. Een begroting kan eerst in concept gebruikt worden in het overleg met de colleges en de kerkenraad. Met het kant-en-klare ANBI-rapport voor de website helpt FRIS de gemeenten aan de ANBI-richtlijnen te voldoen. Hiermee is de fiscale aftrekbaarheid van giften gewaarborgd. Dat is van groot belang voor het geefgedrag van leden.’

Wanneer is FRIS operationeel?
‘Voor de zorgvuldigheid werken we in fasen. We starten met de begroting 2019. Penningmeesters en administrateurs uit verschillende gemeenten en CCBB-beoordelaars hebben het systeem uitgebreid getest, waarna gevonden fouten zijn verholpen. Vanaf begin 2019 kan de jaarrekening 2018 met FRIS worden ingediend. In een volgende fase wordt het maken van meerjarenramingen toegevoegd. Zo helpt FRIS de gemeenten straks ook om verder vooruit te kijken.’

FRIS stap voor stap

  • Stap 1: Indieners kiezen Kies twee indieners, een voor de diakenen en een voor de kerkrentmeesters, en meld hen in LRP aan. 
  • Stap 2: Inloggen De in LRP aangemelde indieners openen FRIS, ontvangen hun inloggegevens en gaan van start. 
  • Stap 3: Invullen Vul alle gegevens voor de begroting of jaarrekening in. Hierbij maakt u gebruik van het door het Generale College voor de Behandeling van Beheerszaken (GCBB) vastgestelde rekeningschema dat u hebt ontvangen. Zaken die niet voor u van toepassing zijn, slaat u over. 
  • Stap 4: Publiceren Download het rapport van begroting of jaarrekening en gebruik dit voor het kerkordelijk voorgeschreven proces van ‘goedkeuring, publicatie en vaststelling’. Download het verkorte overzicht voor bijvoorbeeld website of kerkblad. 
  • Stap 5: Indienen Klik op de knop ‘indienen’. Het CCBB gaat dan aan de slag. Beoordelaars - met een degelijke financiële achtergrond - beoordelen uw stukken. Zijn er geen bijzonderheden, dan ontvangt de kerkenraad hierover bericht. Is er iets dat extra aandacht nodig heeft, dan neemt het CCBB contact op.

Wanneer?

Vanaf 15 oktober kunt u de begroting 2019 indienen via FRIS. In december 2018 is het systeem klaar voor de jaarrekening 2018. Beide zijn facultatief, dus u kiest zelf of u FRIS gebruikt of op de ‘oude’ manier uw stukken indient. Voor de begroting 2020 en de jaarrekening 2019 is het gebruik van FRIS verplicht.

De voordelen
Snel Diakenen en kerkrentmeesters zijn minder tijd kwijt aan het opstellen en indienen van jaarrekeningen en begrotingen.
Uniform De standaardmodellen die het GCBB voor financieel beheer heeft vastgesteld zijn de leidraad voor FRIS. Hierdoor werkt iedere gemeente op dezelfde manier en wordt ook hetzelfde beoordeeld.
Transparant Het kant-en-klare rapport uit FRIS voldoet aan de ANBI-eisen en is begrijpelijk voor kerkenraadsleden en gemeenteleden.
Proactief FRIS helpt gemeenten om vooruit te kijken en proactief financiële keuzes te maken.

 

Op protestantsekerk.nl/fris vindt u instructiefilmpjes, de handleiding bij FRIS en veelgestelde vragen.

Terug naar overzicht